Người lao động ngày càng được pháp luật bảo vệ chặt chẽ về quyền riêng tư, đặc biệt là trong việc thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân. Từ khâu tuyển dụng đến quản lý và chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp luôn phải tiếp xúc với nhiều loại thông tin cá nhân của người lao động. Nếu xử lý không đúng quy định, tổ chức có thể đối mặt với rủi ro pháp lý nghiêm trọng.

Trong bài viết dưới đây, VDPC sẽ trình bày Những lưu ý quan trọng trong quá trình xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động. Từ đó, giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ pháp luật, vừa bảo vệ uy tín và môi trường làm việc minh bạch.

1. Khái quát về dữ liệu cá nhân của người lao động

📌 Căn cứ: Khoản 3, khoản 4 Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

🍀 Dữ liệu cá nhân của người lao động bao gồm:

Dữ liệu cá nhân cơ bản: họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi sinh, nơi ở, các thông tin gắn liền với một con người cụ thể,…
Dữ liệu cá nhân nhạy cảm: dấu vân tay, nhận dạng khuôn mặt, thông tin về sức khỏe,…

👉🏻 Vì vậy, khi tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động, các doanh nghiệp cần lưu ý những nội dung sau:

2. Nguyên tắc xử lý dữ liệu

📌 Căn cứ: Điều 3 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

🍀 Doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

Hợp pháp: Chỉ được xử lý dữ liệu khi có sự đồng ý của người lao động và theo quy định của pháp luật.
Mục đích rõ ràng: Chỉ sử dụng dữ liệu cho mục đích đã thông báo, đảm bảo cập nhật phù hợp.
Tối thiểu: Chỉ thu thập thông tin cần thiết, phù hợp với mục đích xử lý.
Bảo mật: Có biện pháp bảo vệ dữ liệu, lưu trữ trong thời gian phù hợp.

3. Nghĩa vụ thông báo trước khi thu thập dữ liệu của người lao động

📌 Căn cứ: Điều 13 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

✅ Số lần thông báo: một lần trước khi tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân.

✅ Nội dung thông báo:

Mục đích xử lý;
Loại dữ liệu cá nhân được sử dụng có liên quan tới mục đích xử lý theo quy định;
Cách thức xử lý;
Thông tin về các tổ chức, cá nhân khác có liên quan tới mục đích xử lý theo quy định;
Hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra;
Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc xử lý dữ liệu.

✅ Hình thức thông báo: Văn bản, điện tử, định dạng kiểm chứng được.

⚠️ Lưu ý:Nếu là dữ liệu nhạy cảm, phải ghi rõ đây là dữ liệu nhạy cảm.

4. Ngoại lệ không cần thông báo khi thu thập dữ liệu

📌 Căn cứ: Khoản 4 Điều 13 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

Chủ thể dữ liệu đã biết rõ và đồng ý toàn bộ với nội dung quy định trên trước khi đồng ý cho doanh nghiệp tiến hành thu thập dữ liệu cá nhân, phù hợp với các quy định.
Dữ liệu cá nhân được xử lý bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền với mục đích phục vụ hoạt động của cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật.

5. Sự đồng ý của người lao động

📌 Căn cứ: Điều 11 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

📝 Về hiệu lực: sự đồng ý chỉ có hiệu lực khi thỏa mãn 2 điều kiện:

Chủ thể dữ liệu tự nguyện.
Chủ thể dữ liệu biết rõ các nội dung sau: Loại dữ liệu cá nhân được xử lý; Mục đích xử lý; Tổ chức, cá nhân được xử lý dữ liệu cá nhân; Các quyền, nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu.

📝 Về hình thức: sự đồng ý của chủ thể dữ liệu phải được thể hiện rõ ràng, cụ thể bằng một trong các hình thức dưới đây:

Văn bản;
Giọng nói;
Đánh dấu vào ô đồng ý;
Cú pháp đồng ý qua tin nhắn;
Chọn các thiết lập kỹ thuật đồng ý;
Qua một hành động khác thể hiện được điều này.
Sự đồng ý của chủ thể dữ liệu phải được thể hiện ở một định dạng có thể được in, sao chép bằng văn bản, bao gồm cả dưới dạng điện tử hoặc định dạng kiểm chứng được.

📝 Về mục đích:

Sự đồng ý phải được tiến hành cho cùng một mục đích.
Khi có nhiều mục đích, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân liệt kê các mục đích. Chủ thể dữ liệu đồng ý với một hoặc nhiều mục đích nêu ra.

📝 Về phạm vi và hiệu lực của sự đồng ý:

Người lao động có thể đồng ý một phần hoặc với điều kiện kèm theo.
Sự đồng ý có hiệu lực cho tới khi người lao động có quyết định khác hoặc khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản.

⚠️ Lưu ý: Sự im lặng hoặc không phản hồi không được coi là sự đồng ý.

6. Trường hợp không cần sự đồng ý của người lao động

📌 Căn cứ: Điều 17 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

Trường hợp khẩn cấp, bảo vệ tính mạng, sức khỏe của chủ thể dữ liệu hoặc người khsc.
Việc công khai theo quy định của luật.
Việc xử lý dữ liệu của cơ quan có thẩm quyền trong tình trạng khẩn cấp gây ảnh hưởng đến quốc gia.
Thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng của chủ thể dữ liệu với cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
Phục vụ hoạt động của cơ quan nhà nước đã được quy định.

7. Quyền rút lại sự đồng ý của người lao động

📌 Căn cứ: Điều 12 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

Người lao động có quyền rút lại sự đồng ý nêu trên.
Việc rút lại sự đồng ý phải được thể hiện ở một định dạng có thể được in, sao chép bằng văn bản, bao gồm cả dưới dạng điện tử hoặc định dạng kiểm chứng được.
Việc rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc xử lý dữ liệu đã được đồng ý trước khi rút lại sự đồng ý.
Khi nhận yêu cầu rút lại sự đồng ý, doanh nghiệp cần thông báo cho người lao động về hậu quả, thiệt hại có thể xảy ra khi rút lại sự đồng ý.

8. Phạm vi thu thập dữ liệu cá nhân của người lao động

📌 Căn cứ: Khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019

Doanh nghiệp phải tuân thủ quy định về giới hạn thu thập dữ liệu của người lao động.

📋 Nội dung chủ yếu phải có của hợp đồng lao động gồm:

Thông tin họ tên;
Ngày tháng năm sinh;
Giới tính;
Nơi cư trú;
Số CCCD, CMND hoặc hộ chiếu;
Một số thông tin khác.

🚫 Theo Bộ Quy tắc của ILO, doanh nghiệp không được thu thập các thông tin về:

Đời sống tình dục;
Dữ liệu là thành viên của tổ chức đại diện người lao động (trừ trường hợp pháp luật hoặc thỏa ước lao động tập thể cho phép);
Dữ liệu y tế trừ (trường hợp để xác định điều kiện làm việc, để đáp ứng các yêu cầu về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp hoặc để xác định quyền được hưởng trợ cấp xã hội).

Trên đây là nội dung tư vấn về Những lưu ý khi xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này, hãy liên hệ với VDPC để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Zalo: 090.225.5492

Xem thêm: