Trong bối cảnh hội nhập quốc tế và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số, việc chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài ngày càng trở nên phổ biến. Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi của cá nhân, tổ chức cần thực hiện đúng các thủ tục thông báo đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài.

Trong phạm vi bài viết này, VDPC sẽ làm rõ vấn đề Thủ tục thông báo đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, dựa trên các quy định hiện hành của pháp luật.

1. Trường hợp chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

Căn cứ: Khoản 1 Điều 25 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài được hiểu là việc dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam được truyền tải, chia sẻ, hoặc lưu trữ từ một hệ thống tại Việt Nam đến một hệ thống hoặc tổ chức nằm ngoài lãnh thổ Việt Nam.

– Để thực hiện việc chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, các bên liên quan phải tuân thủ các điều kiện sau:

+ Bên chuyển dữ liệu lập Hồ sơ đánh giá tác động chuyển DLCN ra nước ngoài.

+ Thực hiện các thủ tục theo quy định.

– Bên chuyển dữ liệu ra nước ngoài bao gồm:

+ Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân.

+ Bên xử lý dữ liệu cá nhân.

+ Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân.

+ Bên thứ ba.

2. Cách thức thực hiện thủ tục thông báo đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

Căn cứ: Quyết định số 4660/QĐ-BCA-A05

– Nộp hồ sơ trực tiếp tại tại Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao, Bộ Công an.

– Truy cập Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân (theo thông báo của Bộ Công an).

– Nộp qua dịch vụ bưu chính.

3. Trình tự, thủ tục thông báo đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

Căn cứ: Quyết định số 4660/QĐ-BCA-A05

a. Trường hợp nộp trực tuyến:

Bước 1: Bên chuyển dữ liệu truy cập Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân (theo thông báo của Bộ Công an).

Bước 2: Bên chuyển dữ liệu cung cấp các thông tin theo hướng dẫn trên Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân (theo thông báo của Bộ Công an).

Bước 3: Bên chuyển dữ liệu gửi hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân (theo thông báo của Bộ Công an).

Bước 4: Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao, Bộ Công an phản hồi thông tin về kết quả lập Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài.

b. Trường hợp nộp trực tiếp và nộp qua dịch vụ bưu chính:

Bước 1: Bên chuyển dữ liệu tải mẫu số 06 ban hành kèm theo Nghị định số 13/2023/NĐ-CP.

Bước 2: Bên chuyển dữ liệu khai thông tin theo mẫu số 06 ban hành kèm theo Nghị định số 13/2023/NĐ-CP.

Bước 3: Bên chuyển dữ liệu gửi hồ sơ đã khai thông tin về Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao, Bộ Công an.

4. Thành phần hồ sơ

Căn cứ: Quyết định số 4660/QĐ-BCA-A05

– Thông báo gửi Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài – 01 bản chính.

– Hồ sơ Đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài – 01 bản chính.

– Giấy chứng nhận đăng kí hoạt động/quyết định thành lập hoặc CCCD/CMT/hộ chiếu của chủ hồ sơ – 01 bản sao.

– Quyết định hoăc giấy tờ phân công của bộ phận bảo vệ DLCN của chủ hồ sơ – 01 bản sao.

– Hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận xử lý DLCN với các bên (nếu có) – 01 bản sao.

– Giấy tờ khác (nếu có) – 01 bản sao.

5. Nội dung Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

Căn cứ: Khoản 2 Điều 25 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Thông tin và chi tiết liên lạc của Bên chuyển dữ liệu và Bên tiếp nhận dữ liệu.

– Tên, thông tin liên lạc của cá nhân/tổ chức chịu trách nhiệm xử lý dữ liệu cá nhân.

– Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân sau khi chuyển ra nước ngoài.

– Loại dữ liệu cá nhân được chuyển ra nước ngoài.

– Trường hợp chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài.

– Mô tả sự tuân thủ quy định bảo vệ DLCN và các biện pháp bảo vệ DLCN được áp dụng.

– Đánh giá mức độ ảnh hưởng của việc xử lý dữ liệu cá nhân; hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra (ví dụ: rò rỉ dữ liệu, truy cập trái phép), các biện pháp giảm thiểu hoặc loại bỏ nguy cơ, tác hại đó. (ví dụ: mã hóa dữ liệu, sử dụng hệ thống bảo mật).

– Sự đồng ý của chủ thể dữ liệu.

– Có văn bản thể hiện sự ràng buộc, trách nhiệm giữa các tổ chức, cá nhân chuyển và nhận dữ liệu cá nhân của Công dân Việt Nam về việc xử lý dữ liệu cá nhân (ví dụ: hợp đồng xử lý dữ liệu,…).

6. Lưu ý về Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

Căn cứ: Điều 25 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

              Quyết định số 4660/QĐ-BCA-A05

– Số lượng: 02 bản.

– Hình thức: Văn bản, có giá trị pháp lý của bên chuyển dữ liệu.

– Thời hạn nộp: 60 ngày kể từ ngày tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân.

– Thời hạn giải quyết: 10 ngày làm việc.

– Cơ quan: Cục An ninh mạng và phòng chống tội phạm sử dụng công nghệ cao, Bộ Công an.

7. Yêu cầu, điều kiện về Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

Căn cứ: Khoản 3, 4, 5, 6 ,7 Điều 25 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Hồ sơ phải luôn có sẵn để phục vụ hoạt động kiểm tra, đánh giá của Bộ Công an.

– Trong vòng 60 ngày, kể từ ngày tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân, bên chuyển dữ liệu ra nước ngoài phải gửi 01 bản chính tới Bộ Công an (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao).

– Sau khi chuyển dữ liệu thành công, bên chuyển dữ liệu thông báo bằng văn bản gửi Bộ Công an thông tin về việc chuyển dữ liệu và chi tiết liên lạc của tổ chức, cá nhân phụ trách.

– Hồ sơ chưa đủ, đúng quy định, Bên chuyển dữ liệu phải hoàn thiện theo yêu cầu Bộ Công an.

– Khi có sự thay đổi về nội dung đã gửi, Bên chuyển dữ liệu cần bổ sung theo Mẫu 05. Thời gian hoàn thiện hồ sơ là 10 ngày kể từ ngày yêu cầu.

– Thời gian kiểm tra hồ sơ: 01 lần/năm theo quyết định của Bộ Công an, trừ trường hợp phát hiện hành vi vi phạm của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân hoặc để xảy ra sự cố lộ, mất dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam.

Kết luận:

Việc thực hiện đúng thủ tục thông báo đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài không chỉ giúp các tổ chức tuân thủ quy định pháp luật mà còn góp phần bảo vệ dữ liệu cá nhân trong bối cảnh toàn cầu hóa.

Trên đây là nội dung tư vấn về Thủ tục thông báo đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này, hãy liên hệ với VDPC để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Zalo: 090.225.5492

Xem thêm: