Quy trình ứng phó khẩn cấp khi dữ liệu cá nhân bị xâm nhập, đánh cắp

Khi sự cố lộ, lọt hoặc rò rỉ dữ liệu cá nhân xảy ra, tốc độ và tính chính xác trong cách xử lý của doanh nghiệp đóng vai trò quyết định trong việc giảm thiểu thiệt hại và tuân thủ pháp luật. 

Cùng VDPC tổng hợp chi tiết quy trình xử lý sự cố này qua bài viết dưới đây.

Căn cứ pháp lý:

• Điều 4, 28, 29 Nghị định 356/2025/NĐ-CP
• Điều 23 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

1. Trường hợp vi phạm đối với dữ liệu cá nhân thông thường

1.1. Thông báo cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân hoặc cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân (theo Mẫu số 08 tại Phụ lục kèm theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP) chậm nhất là 72 giờ kể từ khi phát hiện hành vi vi phạm. Nội dung thông báo, gồm:

1. 1. Mô tả tính chất của việc vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm: thời gian, địa điểm, hành vi, tổ chức, cá nhân, các loại dữ liệu cá nhân và số lượng dữ liệu liên quan;
   2. Chi tiết liên lạc của bộ phận, nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân hoặc tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân;
   3. Mô tả các hậu quả, thiệt hại có thể xảy ra của việc vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân;
   4. Mô tả biện pháp được đưa ra để giải quyết, giảm thiểu tác hại của hành vi vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân.

1.2. Lập biên bản xác nhận về việc xảy ra hành vi vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, phối hợp với cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân xử lý hành vi vi phạm.

1.3. Thông báo tới chủ thể dữ liệu cá nhân sự cố rò rỉ và rủi ro, hướng dẫn khách hàng đổi mật khẩu, nâng cao cảnh giác.

2. Trường hợp vi phạm đối với dữ liệu vị trí cá nhân và dữ liệu sinh trắc học

2.1. Thông báo cho chủ thể dữ liệu bị ảnh hưởng trong thời hạn không quá 72 giờ kể từ thời điểm phát hiện vi phạm, nội dung thông báo gồm:

1. 1. Thời điểm và hình thức phát hiện vi phạm;
   2. Loại dữ liệu bị ảnh hưởng (vị trí, sinh trắc học hoặc cả hai);
   3. Mức độ nghiêm trọng và các rủi ro có thể xảy ra đối với quyền và lợi ích hợp pháp của chủ thể dữ liệu;
   4. Biện pháp đã, đang và sẽ được thực hiện để khắc phục sự cố và giảm thiểu thiệt hại;
   5. Hướng dẫn chủ thể dữ liệu thực hiện các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn tiếp theo;
   6. Thông tin liên hệ của bộ phận, nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân hoặc tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân; bộ phận tiếp nhận, xử lý sự cố dữ liệu cá nhân tại tổ chức.
   7. Trường hợp không thể thông báo cho tất cả các chủ thể dữ liệu cá nhân bị ảnh hưởng trong thời hạn 72 giờ vì lý do kỹ thuật hoặc khẩn cấp, phải thực hiện thông báo công khai bằng phương tiện điện tử chính thức của tổ chức qua trang thông tin điện tử, ứng dụng và gửi thông báo cho chủ thể dữ liệu cá nhân ngay khi điều kiện kỹ thuật cho phép.

2.2. Báo cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân hoặc cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân (theo Mẫu số 08 tại Phụ lục kèm theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP), nội dung thông báo gồm:

1. 1. Mô tả tính chất của việc vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm: thời gian, địa điểm, hành vi, tổ chức, cá nhân, các loại dữ liệu cá nhân và số lượng dữ liệu liên quan;
   2. Chi tiết liên lạc của bộ phận, nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân hoặc tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân;
   3. Mô tả các hậu quả, thiệt hại có thể xảy ra của việc vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân;
   4. Mô tả biện pháp được đưa ra để giải quyết, giảm thiểu tác hại của hành vi vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân.

2.3. Ghi nhận, lưu trữ và cập nhật hồ sơ vi phạm phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý. Lưu hồ sơ vi phạm trong thời gian tối thiểu 5 năm kể từ ngày khắc phục xong sự cố.

Kết luận

Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy trình thông báo khi xảy ra sự cố là nghĩa vụ sống còn của mọi doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp tổ chức giảm thiểu rủi ro pháp lý, hạn chế mức phạt hành chính tối đa mà còn thể hiện tinh thần trách nhiệm trong việc bảo vệ quyền lợi hợp pháp của khách hàng.

Trên đây là Quy trình ứng phó khẩn cấp khi dữ liệu cá nhân bị xâm nhập, đánh cắp. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này, hãy liên hệ với VDPC để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Zalo: 098.159.5243

Trên đây là nội dung tổng hợp, phân tích quy định pháp luật trên cơ sở góc nhìn của Nhà tư vấn mang tính chất tham khảo, nội dung này không áp dụng cho bất kỳ trường hợp cụ thể nào trên thực tế mà VDPC không chịu trách nhiệm với việc áp dụng của người đọc trên cơ sở các nội dung trên mà không thông qua tham vấn chuyên môn từ chuyên gia. Bạn đọc vui lòng liên hệ để được tư vấn chính xác cho trường hợp mình đang quan tâm. Trân trọng!

Xem thêm: