Thủ tục thông báo đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP

Trong xu thế toàn cầu hóa, việc các doanh nghiệp trao đổi dữ liệu với các đối tác, khách hàng… ở nước ngoài đang trở nên ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, hành vi này tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nếu không thực hiện đúng quy định về chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới. Vậy doanh nghiệp có bắt buộc phải lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới?

Bài viết này VDPC sẽ giải đáp chi tiết các thủ tục và lưu ý quan trọng để doanh nghiệp vận hành đúng luật.

Căn cứ pháp lý:

• Điều 17, 18 Nghị định 356/2025/NĐ/CP
• Điều 20 Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025

1. Đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới có bắt buộc không?

Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới bao gồm:

1. Chuyển dữ liệu cá nhân đang lưu trữ tại Việt Nam đến hệ thống lưu trữ dữ liệu đặt ngoài lãnh thổ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân tại Việt Nam chuyển dữ liệu cá nhân cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài;
3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân tại Việt Nam hoặc ở nước ngoài sử dụng nền tảng ở ngoài lãnh thổ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam để xử lý dữ liệu cá nhân được thu thập tại Việt Nam.

Như vậy, đối với các trường hợp trên, theo quy định thì bắt buộc phải lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới.

2. Thành phần hồ sơ

• Báo cáo đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới (01 – Bản chính) (Theo Mẫu 09 Phụ lục Nghị định 356/2025/NĐ-CP)
• Hợp đồng (01 – Bản sao) hoặc văn bản chuyển giao dữ liệu cá nhân thể hiện sự ràng buộc, trách nhiệm giữa các tổ chức, cá nhân chuyển và nhận dữ liệu cá nhân xuyên biên giới (01 – Bản chính).
• Chính sách, quy trình, quy định, biểu mẫu và các tài liệu khác có liên quan về bảo vệ dữ liệu cá nhân của cơ quan, tổ chức, cá nhân có hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới (01 – Bản chính)

3. Trình tự, thủ tục

Lưu ý: Trường hợp bên chuyển dữ liệu cá nhân không thực hiện hoàn thiện hồ sơ theo đúng quy định, cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân xem xét áp dụng các quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bảo vệ dữ liệu cá nhân.

4. Trường hợp miễn trừ lập hồ sơ thông báo Đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới 

• Việc chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Cơ quan, tổ chức lưu trữ dữ liệu cá nhân của người lao động thuộc cơ quan, tổ chức đó trên dịch vụ điện toán đám mây;
• Chủ thể dữ liệu cá nhân tự chuyển dữ liệu cá nhân của mình xuyên biên giới;
• Hoạt động báo chí, truyền thông theo quy định của pháp luật;
• Việc chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới đã được công khai theo quy định của pháp luật;
• Trong các tình huống khẩn cấp, thực sự cần thiết phải cung cấp dữ liệu cá nhân xuyên biên giới để bảo vệ tính mạng, sức khỏe và an toàn tài sản của cá nhân; để thực hiện nhiệm vụ, nghĩa vụ theo quy định của pháp luật;
• Hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới để quản lý nhân sự xuyên biên giới theo quy tắc, quy chế lao động và thỏa ước lao động tập thể theo quy định của pháp luật;
• Việc cung cấp dữ liệu cá nhân xuyên biên giới để ký kết hợp đồng hoặc thực hiện các thủ tục liên quan đến vận chuyển xuyên biên giới, hậu cần, chuyển tiền, thanh toán, khách sạn, xin thị thực, xin học bổng

KẾT LUẬN

Việc tuân thủ quy định về đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là nền tảng bảo mật cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. 

Trên đây là Thủ tục thông báo đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này. Hãy liên hệ với VDPC để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Zalo: 098.159.5243

Trên đây là nội dung tổng hợp, phân tích quy định pháp luật trên cơ sở góc nhìn của Nhà tư vấn mang tính chất tham khảo, nội dung này không áp dụng cho bất kỳ trường hợp cụ thể nào trên thực tế mà VDPC không chịu trách nhiệm với việc áp dụng của người đọc trên cơ sở các nội dung trên mà không thông qua tham vấn chuyên môn từ chuyên gia. Bạn đọc vui lòng liên hệ để được tư vấn chính xác cho trường hợp mình đang quan tâm. Trân trọng!

Xem thêm:

• Trường hợp phải thực hiện đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân
• Trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân của doanh nghiệp thương mại điện tử
• Quy định, nghĩa vụ của bên xử lý dữ liệu cá nhân, điều kiện và chứng chỉ đáp ứng các điều kiện của GDPR
• Trách nhiệm của Trường Trung học cơ sở về bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng
• Biểu mẫu thực hiện thông báo hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân
• Dữ liệu cá nhân cơ bản theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP
• Quyền và nghĩa vụ của Bên thứ ba đối với xử lý dữ liệu cá nhân
• Thủ tục, yêu cầu hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới
• Trách nhiệm của Trường mầm non tư thục về bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng