Chế tài khi vi phạm về xử lý dữ liệu cá nhân người lao động

Xử lý dữ liệu cá nhân người lao động là hoạt động phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay, gắn liền với quá trình quản lý nhân sự, trả lương, đánh giá hiệu suất và thực hiện nghĩa vụ pháp lý. Tuy nhiên, đi kèm với đó là yêu cầu nghiêm ngặt về bảo mật và tuân thủ pháp luật. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 đã quy định rõ các nguyên tắc, nghĩa vụ và chế tài liên quan đến việc thu thập, xử lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Trong bài viết này, VDPC sẽ phân tích các quy định pháp lý hiện hành nhằm giúp doanh nghiệp nhận diện đầy đủ trách nhiệm và hạn chế rủi ro khi xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động.

1. Dữ liệu cá nhân của người lao động

 Căn cứ: Điều 3 Điều 4 Nghị định 356/2025/NĐ-CP

 Dữ liệu cá nhân của người lao động bao gồm:

• Dữ liệu cá nhân cơ bản (họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi sinh, nơi ở, các thông tin gắn liền với một con người cụ thể,…).
• Dữ liệu cá nhân nhạy cảm (dấu vân tay, nhận dạng khuôn mặt, thông tin về sức khỏe,…).

2. Xử lý dữ liệu cá nhân

Căn cứ Khoản 6 Điều 2 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

Xử lý dữ liệu cá nhân là hoạt động tác động đến dữ liệu cá nhân, bao gồm một hoặc nhiều hoạt động như sau: thu thập, phân tích, tổng hợp, mã hóa, giải mã, chỉnh sửa, xóa, hủy, khử nhận dạng, cung cấp, công khai, chuyển giao dữ liệu cá nhân và hoạt động khác tác động đến dữ liệu cá nhân.

3. Trách nhiệm của doanh nghiệp khi xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động

3.1. Xin sự đồng ý/Ký kết thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân

 Căn cứ: Điều 9 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

 Sự đồng ý của chủ thể dữ liệu cá nhân là việc chủ thể dữ liệu cá nhân cho phép xử lý dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Hình thức:

• Bằng văn bản
• Bằng cuộc gọi ghi âm;
• Cú pháp đồng ý qua tin nhắn điện thoại;
• Qua thư điện tử, trên trang thông tin điện tử, nền tảng, ứng dụng có thiết lập kỹ thuật xin sự đồng ý;
• Bằng các phương thức khác phù hợp có thể in, sao chép bằng văn bản, bao gồm cả dưới dạng điện tử hoặc định dạng kiểm chứng được.

Nội dung:

• Loại dữ liệu cá nhân được xử lý, mục đích xử lý dữ liệu cá nhân;
• Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân hoặc bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân;
• Các quyền, nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu cá nhân.

3.2. Phải áp dụng các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân của người lao động

 Căn cứ: Điều 25, 37, 38 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

 Doanh nghiệp phải áp dụng các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân ngay từ đầu và trong suốt quá trình xử lý, gồm:

• a) Tuân thủ quy định của Luật này, pháp luật về lao động, việc làm, pháp luật về dữ liệu và quy định khác của pháp luật có liên quan;
• b) Dữ liệu cá nhân của người lao động phải lưu trữ trong thời hạn theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận;
• c) Phải xóa, hủy dữ liệu cá nhân của người lao động khi chấm dứt hợp đồng, trừ trường hợp theo thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác.

Lưu ý: Việc xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động được thu thập bằng biện pháp công nghệ, kỹ thuật trong quản lý người lao động được quy định như sau:

• Chỉ được áp dụng các biện pháp công nghệ, kỹ thuật phù hợp với quy định của pháp luật và bảo đảm quyền, lợi ích của chủ thể dữ liệu cá nhân, trên cơ sở người lao động biết rõ biện pháp đó;
• Không được xử lý, sử dụng dữ liệu cá nhân thu thập từ các biện pháp công nghệ, kỹ thuật trái quy định của pháp luật.

4. Hậu quả pháp lý khi vi phạm trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân của người lao động

 Căn cứ:

• Điều 8 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025
• Điều 62 Nghị định 330/2026/NĐ-CP

Doanh nghiệp vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân tùy theo mức độ có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, xử lý hình sự theo quy định.

Bồi thường thiệt hại theo pháp luật dân sự

• Doanh nghiệp có hành vi vi phạm nghĩa vụ trong hợp đồng hoặc có hành vi trái pháp luật gây ra thiệt hại thì phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại.

Xử phạt vi phạm hành chính

1. Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

• Lưu trữ dữ liệu cá nhân của người lao động vượt quá thời hạn quy định của pháp luật hoặc vượt quá thời hạn đã thỏa thuận;
•  Không thực hiện xóa, hủy dữ liệu cá nhân của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động, trừ trường hợp theo thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác;
• Áp dụng biện pháp công nghệ, kỹ thuật để thu thập dữ liệu cá nhân của người lao động mà không bảo đảm người lao động biết rõ về biện pháp đó, bao gồm hành vi lắp đặt phần mềm theo dõi thiết bị, camera giám sát hoặc thiết bị thu thập dữ liệu khác tại môi trường làm việc mà không thông báo cho người lao động;
• Áp dụng biện pháp công nghệ, kỹ thuật để thu thập dữ liệu cá nhân của người lao động không phù hợp với quy định của pháp luật hoặc không bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động.

2. Phạt tiền từ 70.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng đối với hành vi xử lý, sử dụng dữ liệu cá nhân của người lao động thu thập từ biện pháp công nghệ, kỹ thuật trái quy định của pháp luật.

3. Biện pháp khắc phục hậu quả: 

• Buộc hủy, xóa tới mức không thể khôi phục dữ liệu cá nhân đã thu thập, xử lý trái quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm c, d khoản 1, điểm c, d khoản 2 và khoản 3 Điều này;
• Buộc nộp lại khoản thu có được từ hành vi vi phạm quy định tại khoản 3 Điều này.

Trên đây là nội dung tư vấn về Xử lý dữ liệu cá nhân người lao động: Quy định và chế tài. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này, hãy liên hệ với VDPC để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Zalo: 098.159.5243

Trên đây là nội dung tổng hợp, phân tích quy định pháp luật trên cơ sở góc nhìn của Nhà tư vấn mang tính chất tham khảo, nội dung này không áp dụng cho bất kỳ trường hợp cụ thể nào trên thực tế mà VDPC không chịu trách nhiệm với việc áp dụng của người đọc trên cơ sở các nội dung trên mà không thông qua tham vấn chuyên môn từ chuyên gia. Bạn đọc vui lòng liên hệ để được tư vấn chính xác cho trường hợp mình đang quan tâm. Trân trọng!

Xem thêm: