Trong kỷ nguyên số, dữ liệu cá nhân trở thành tài sản vô giá, đồng thời đặt ra yêu cầu cấp thiết về bảo vệ thông tin này. Hộ kinh doanh, dù có quy mô nhỏ, cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn cho dữ liệu cá nhân của khách hàng và đối tác.

Trong phạm vi bài viết này, VDPC sẽ làm rõ vấn đề Trách nhiệm của Hộ kinh doanh trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân, dựa trên các quy định hiện hành của pháp luật.

I. Vai trò của Hộ kinh doanh đối với DLCN đã xử lý

Căn cứ: Khoản 7, Khoản 11 Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

1. Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân:

Là tổ chức, cá nhân quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu cá nhân thông qua việc trực tiếp thực hiện một hoặc nhiều hoạt động tác động tới dữ liệu cá nhân, như: thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa, hủy dữ liệu cá nhân hoặc các hành động khác có liên quan.

2. Hộ kinh doanh kiểm soát và xử lý DLCN như sau:

– Hộ kinh doanh quyết định thực hiện việc thu thập dữ liệu khách hàng thông qua mẫu đơn đặt hàng, hợp đồng đại lý hoặc nhận trực tiếp qua điện thoại.

– Hộ kinh doanh xác định rõ mục đích thu thập dữ liệu của khách hàng để chăm sóc khách hàng, giao dịch bán hàng, tiếp thị sản phẩm,…

– Hộ kinh doanh chọn trao đổi qua điện thoại làm lưu trữ và chia sẻ nội bộ các dữ liệu đã thu thập được, đồng thời chia sẻ dữ liệu thông qua việc chuyển dữ liệu cho đối tác giao nhận,…

– Hộ kinh doanh tự quy định thời hạn lưu trữ dữ liệu. (ví dụ: 2 năm, 5 năm,…).

– Các quyết định này hoàn toàn do Hộ kinh doanh tự chủ động, không phải thực hiện theo chỉ đạo hay ủy quyền của bất kỳ tổ chức nào và được đưa ra dựa trên yêu cầu kinh doanh và các quy định pháp luật nhằm đảm bảo việc sử dụng dữ liệu cá nhân không vượt quá phạm vi đã thông báo cho khách hàng.

– Do đó, Hộ kinh doanh có thể được xem là Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu.

II. Trách nhiệm của Hộ kinh doanh

1. Trách nhiệm của Hộ kinh doanh với vai trò là Bên kiểm soát dữ liệu

Căn cứ: Điều 38 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu cá nhân, ghi lại và lưu trữ quá trình xử lý dữ liệu.

– Phải thông báo vi phạm bảo vệ dữ liệu, lựa chọn Bên Xử lý dữ liệu phù hợp.

– Bảo đảm quyền của chủ thể dữ liệu và chịu trách nhiệm về thiệt hại phát sinh.

– Đồng thời, phối hợp với cơ quan chức năng trong công tác bảo vệ dữ liệu và điều tra vi phạm.

2. Trách nhiệm của Hộ kinh doanh với vai trò là Bên xử lý dữ liệu

Căn cứ: Điều 39 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Hộ kinh doanh có trách nhiệm tiếp nhận và xử lý dữ liệu theo hợp đồng với Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân.

– Tuân thủ các biện pháp bảo vệ dữ liệu theo quy định pháp luật.

– Phải chịu trách nhiệm về thiệt hại do quá trình xử lý dữ liệu gây ra.

– Xóa hoặc trả lại dữ liệu sau khi hoàn thành xử lý.

– Hợp tác với cơ quan chức năng trong việc bảo vệ dữ liệu cũng như điều tra vi phạm.

3. Trách nhiệm của Hộ kinh doanh trong việc thông báo mục đích, phạm vi, thời hạn lưu trữ dữ liệu

Căn cứ: Điều 13 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Phải cung cấp đầy đủ thông tin cho khách hàng về mục đích (chăm sóc, giao dịch, tiếp thị), phạm vi (những loại dữ liệu nào sẽ thu thập), thời hạn lưu trữ và phương thức xử lý.

– Phải thu được sự đồng ý rõ ràng (bằng văn bản hoặc điện tử) trước khi thu thập dữ liệu.

4. Trách nhiệm của Hộ kinh doanh trong việc triển khai biện pháp kỹ thuật và tổ chức bảo vệ dữ liệu

Căn cứ: Điều 26 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Mã hóa dữ liệu cá nhân cả khi lưu trữ và truyền tải.

– Mã hóa dữ liệu nhạy cảm như hồ sơ sức khỏe liên quan đến dị ứng thành phần trong sản phẩm của khách hàng.

– Phân quyền truy cập, chỉ cho phép nhân viên cần thiết mới được xem/sửa/xóa dữ liệu.

– Áp dụng xác thực đa yếu tố cho các tài khoản quản lý dữ liệu.

– Sao lưu định kỳ và lưu trữ dự phòng để phòng ngừa mất mát.

– Giám sát và lưu trữ nhật ký truy cập, chỉnh sửa, xóa dữ liệu.

5. Trách nhiệm của Hộ kinh doanh trong việc bảo đảm quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân

Căn cứ: Điều 9 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Truy cập và nhận bản sao dữ liệu cá nhân.

– Chỉnh sửa, bổ sung nếu dữ liệu không chính xác.

– Yêu cầu xóa hoặc ngừng xử lý khi không còn cần thiết hoặc khi rút lại đồng ý.

– Phải đáp ứng yêu cầu này trong vòng 72 giờ kể từ khi nhận được yêu cầu.

6. Trách nhiệm của Hộ kinh doanh trong việc thành lập bộ phận chuyên trách

Căn cứ: Điều 28 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

Thành lập bộ phận chuyên trách bảo vệ DLCN đối với cá dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

(Ví dụ: hồ sơ bệnh lý liên quan đến việc dị ứng sản phẩm của Hộ kinh doanh,…)

7. Trách nhiệm của Hộ kinh doanh trong việc lập và lưu giữ hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Căn cứ: Điều 24, Điều 25 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Hộ kinh doanh phải lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý DLCN ngay từ khi bắt đầu hoạt động xử lý dữ liệu.

– Cập nhật định kỳ để phục vụ việc kiểm tra, đánh giá của cơ quan chức năng.

– Khi chuyển dữ liệu ra nước ngoài, cần lập thêm hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu.

8. Trách nhiệm của Hộ kinh doanh trong việc kiểm soát việc chia sẻ và chuyển giao dữ liệu

Căn cứ: Điều 22 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Không chuyển giao DLCN cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu.

– Khi chia sẻ dữ liệu với đối tác (ví dụ: đơn vị giao nhận) phải ký hợp đồng hoặc thỏa thuận bảo mật, đảm bảo bên nhận tuân thủ các biện pháp bảo vệ dữ liệu tương đương.

– Áp dụng các biện pháp bảo vệ dữ liệu khi thực hiện chuyển giao dữ liệu xuyên biên giới hoặc giữa các bộ phận trong Hộ kinh doanh.

9. Trách nhiệm của Hộ kinh doanh trong việc xử lý sự cố và vi phạm

Căn cứ: Điều 23 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Khi phát hiện vi phạm hoặc sự cố về dữ liệu cá nhân, Hộ kinh doanh phải có kế hoạch ứng phó nhanh.

– Thông báo cho các cơ quan chức năng và chủ thể dữ liệu bị ảnh hưởng.

– Phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc điều tra, xử lý vi phạm và khắc phục hậu quả liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Kết luận:

Thực hiện nghiêm túc trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật mà còn xây dựng được niềm tin và uy tín với khách hàng. Đây là yếu tố quan trọng để phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh hiện đại.

Trên đây là nội dung tư vấn về Trách nhiệm của Hộ kinh doanh trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này, hãy liên hệ với VDPC để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Zalo: 090.225.5492

Xem thêm: