Trước làn sóng thắt chặt quản lý an ninh mạng, hoạt động kiểm tra quy trình bảo vệ dữ liệu cá nhân đang trở thành công tác trọng tâm được các cơ quan chuyên trách triển khai quyết liệt.

Bài viết dưới đây VDPC sẽ cung cấp bức tranh toàn cảnh về quy trình kiểm tra và cẩm nang chuẩn bị toàn diện cho doanh nghiệp.

1. Hình thức kiểm tra

Thường xuyên và Đột xuất khi:

1. Khi có căn cứ nghi vấn về hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân;
2. Khi có chỉ đạo của cơ quan, người có thẩm quyền quản lý nhà nước về bảo vệ dữ liệu cá nhân;
3. Thực hiện công tác quản lý nhà nước theo quy định của pháp luật.

2. Đối tượng kiểm tra

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân;
2. Tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ xử lý dữ liệu cá nhân;
3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải thực hiện hoạt động đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân và đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới;
4. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến các vụ, việc vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân

3. Nội dung kiểm tra

1. Hiện trạng tuân thủ công tác bảo vệ dữ liệu cá nhân 
2. Hoạt động đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (DPIA) và đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới (CTIA)
3. Hoạt động kinh doanh dịch vụ xử lý dữ liệu cá nhân

Cụ thể bao gồm các hoạt động:

Hồ sơ pháp lý

Theo Nghị định 356/2025 Đoàn kiểm tra sẽ rà soát:

• Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân và bằng chứng đã nộp về A05 trong vòng 60 ngày kể từ ngày xử lý Dữ liệu cá nhân
• Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu xuyên biên giới – nếu có hoạt động chuyển dữ liệu ra ngoài lãnh thổ
• Văn bản thông báo gửi hồ sơ (Mẫu 01a/01b hoặc 02a/02b)
• Hồ sơ phải được cập nhật định kỳ 06 tháng/lần hoặc cập nhật ngay trong 10 ngày nếu có thay đổi về tổ chức, ngành nghề kinh doanh liên quan đến dữ liệu.

Nhân sự bảo vệ dữ liệu (DPO/DPD)

Đoàn kiểm tra sẽ xem xét: hồ sơ năng lực DPO, quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng thuê ngoài, và hồ sơ chứng nhận đào tạo.

Cơ chế xin sự đồng ý của chủ thể dữ liệu

Phải lưu trữ sự đồng ý, đảm bảo khả năng kiểm chứng về thời điểm và nội dung đồng ý; cấm thiết lập mặc định đồng ý hoặc tạo ra các chỉ dẫn không rõ ràng gây hiểu lầm. Doanh nghiệp phải xuất trình nhật ký lưu trữ sự đồng ý, giao diện xin đồng ý, và quy trình rút lại sự đồng ý.

Cơ chế thông báo vi phạm dữ liệu

Đối với dữ liệu vị trí và dữ liệu sinh trắc học, Nghị định 356 đặt ra yêu cầu mới về việc thông báo cho chủ thể dữ liệu trong thời hạn 72 giờ kể từ thời điểm phát hiện vi phạm. Hồ sơ vi phạm phải lưu tối thiểu năm năm sau khi khắc phục.

Biện pháp kỹ thuật bảo mật

Đối với chuyển giao dữ liệu cá nhân nhạy cảm, doanh nghiệp phải áp dụng biện pháp bảo mật vật lý, mã hóa, ẩn danh hoặc các biện pháp bảo mật khác trong quá trình chuyển giao. Đoàn kiểm tra sẽ xem xét tài liệu kỹ thuật, nhật ký hệ thống, và sơ đồ luồng dữ liệu.

4. Trách nhiệm

Thực hiện 4 bước: rà soát toàn bộ luồng dữ liệu hiện có; cập nhật lại các Hồ sơ đánh giá tác động theo mẫu biểu mới của Nghị định 356/2025/NĐ-CP; bổ nhiệm hoặc thuê ngoài nhân sự DPO đủ năng lực; xây dựng quy trình phản ứng nhanh để thông báo vi phạm trong 72h theo quy định.

Kết luận

Như vậy, việc ứng phó với hoạt động kiểm tra quy trình bảo vệ dữ liệu cá nhân đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị nghiêm túc, thực chất. Một quy trình tuân thủ chuẩn chỉnh không chỉ giúp doanh nghiệp vượt qua các đợt thanh tra đột xuất một cách an toàn mà còn là bảo chứng cho uy tín và tính bền vững của thương hiệu.

Trên đây là Hoạt động Kiểm tra việc quy trình bảo vệ dữ liệu cá nhân của doanh nghiệp. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này. Hãy liên hệ với VDPC để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Nếu doanh nghiệp của bạn muốn rà soát mức độ tuân thủ hoặc chuẩn bị hồ sơ trước khi cơ quan chức năng kiểm tra, hãy liên hệ VDPC để được đánh giá và xây dựng lộ trình phù hợp.

Zalo: 098.159.5243

Câu hỏi thường gặp về hoạt động kiểm tra bảo vệ dữ liệu cá nhân của doanh nghiệp

Doanh nghiệp khi được cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hoạt động bảo vệ dữ liệu cá nhân cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân, quy trình nội bộ, chính sách bảo vệ dữ liệu, bằng chứng về căn cứ xử lý dữ liệu và các tài liệu chứng minh việc tuân thủ quy định pháp luật. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý và quá trình kiểm tra diễn ra thuận lợi hơn.

1. Doanh nghiệp nào có thể bị kiểm tra về bảo vệ dữ liệu cá nhân?

Tất cả các doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân có hoạt động thu thập, lưu trữ, sử dụng, phân tích, chia sẻ hoặc xử lý dữ liệu cá nhân đều có thể thuộc phạm vi kiểm tra theo quy định của pháp luật, đặc biệt đối với các đơn vị xử lý khối lượng lớn dữ liệu hoặc dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

---

2. Cơ quan nào có thẩm quyền kiểm tra việc bảo vệ dữ liệu cá nhân?

Tùy theo nội dung và phạm vi quản lý nhà nước, cơ quan có thẩm quyền được giao nhiệm vụ quản lý, thanh tra hoặc kiểm tra về bảo vệ dữ liệu cá nhân sẽ thực hiện việc kiểm tra theo quy định pháp luật hiện hành.

---

3. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những hồ sơ gì khi được yêu cầu kiểm tra?

Doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ liên quan đến hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân như:

• Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân.
• Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài (nếu có).
• Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Quy trình xử lý dữ liệu cá nhân.
• Hồ sơ chứng minh căn cứ xử lý dữ liệu.
• Hồ sơ đào tạo nhân sự.
• Hồ sơ quản lý sự cố và biện pháp bảo mật.

---

4. Doanh nghiệp có được kiểm tra đột xuất không?

Trong một số trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc khi có dấu hiệu vi phạm, cơ quan có thẩm quyền có thể tiến hành kiểm tra theo trình tự, thủ tục được pháp luật quy định.

---

5. Nếu doanh nghiệp chưa hoàn thành Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân thì có rủi ro gì?

Việc chưa lập hoặc chưa hoàn thiện hồ sơ theo quy định có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc chứng minh mức độ tuân thủ khi cơ quan có thẩm quyền tiến hành kiểm tra. Đồng thời, tùy từng hành vi và quy định áp dụng tại thời điểm kiểm tra, doanh nghiệp có thể phải thực hiện các biện pháp khắc phục hoặc chịu các chế tài theo quy định của pháp luật.

---

6. Doanh nghiệp nên thực hiện rà soát việc tuân thủ bảo vệ dữ liệu cá nhân với tần suất như thế nào?

Doanh nghiệp nên định kỳ rà soát hệ thống quản lý dữ liệu cá nhân, cập nhật hồ sơ và quy trình nội bộ, đồng thời đánh giá lại mức độ tuân thủ khi có thay đổi về hoạt động xử lý dữ liệu, mô hình kinh doanh hoặc quy định pháp luật mới.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 13/2023/NĐ-CP: Bảo vệ dữ liệu cá nhân
• Nghị định 356/2025:nghị định quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật bảo vệ dữ liệu cá nhân

Trên đây là nội dung tổng hợp, phân tích quy định pháp luật trên cơ sở góc nhìn của Nhà tư vấn mang tính chất tham khảo, nội dung này không áp dụng cho bất kỳ trường hợp cụ thể nào trên thực tế mà VDPC không chịu trách nhiệm với việc áp dụng của người đọc trên cơ sở các nội dung trên mà không thông qua tham vấn chuyên môn từ chuyên gia. Bạn đọc vui lòng liên hệ để được tư vấn chính xác cho trường hợp mình đang quan tâm. Trân trọng!

Xem thêm: