Hỏi: Trường tiểu học A có hoạt động thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên trong trường, học sinh, phụ huynh… Trường tiểu học A phải thực hiện thủ tục thông báo hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân ra sao.
Bài viết dưới đây VDPC sẽ tổng hợp chi tiết và phân tích vai trò cũng như quy trình, thủ tục khi thực hiện thông báo hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân theo đúng quy định.
Căn cứ pháp lý:
- Điều 2, 19, 21, 38 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025
- Điều 5 Nghị định 80/2021/NĐ-CP
- Khoản 2 Mục A Phần II Quyết định 778/QĐ-BCA-A05
1. Đối tượng thực hiện đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân
1.1. Các dữ liệu mà trường có thể thu thập:
- Dữ liệu cá nhân cơ bản của học sinh và phụ huynh, giáo viên, nhân viên trong trường
- Dữ liệu cá nhân nhạy cảm của học sinh: Tình trạng sức khoẻ của học sinh/Camera giám sát ghi lại hoạt động của học sinh
1.2. Phương thức thu thập dữ liệu cá nhân có thể là
- Hồ sơ nhập học giấy/bản điện tử
- Sổ theo dõi y tế
- Ứng dụng liên lạc điện tử
1.3. Phương tiện lưu trữ
- Phương tiện lưu trữ truyền thống: Trong kệ hồ sơ chuyên dụng,..
- Phương tiện lưu trữ điện tử: Máy tính/ Máy chủ nội bộ của trường, hệ thống đám mây
Như vậy, vai trò của Trường tiểu học A có thể là
- Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân: Quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu cá nhân
- Bên xử lý dữ liệu cá nhân: Thực hiện xử lý dữ liệu cá nhân như thu thập, phân tích, tổng hợp mã hoá,…
2. Nghĩa vụ của đối tượng thực hiện
Lập, lưu trữ hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân và gửi 01 bản chính cho Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao
3. Trường hợp cần thực hiện đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân
Các trường hợp dưới đây được lựa chọn thực hiện hoặc không thực hiện trong thời gian 05 năm kể từ ngày 01/01/2026, trường hợp là doanh nghiệp siêu nhỏ, hộ kinh doanh không kinh doanh dịch vụ xử lý dữ liệu cá nhân, trực tiếp xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm hoặc xử lý dữ liệu cá nhân của số lượng lớn chủ thể dữ liệu cá nhân:
- Doanh nghiệp nhỏ:
- Số lao động tham gia BHXH bình quân: Không quá 50 người
- Tổng doanh thu của năm không quá 100 tỷ đồng hoặc Tổng nguồn vốn không quá 50 tỷ đồng
- Doanh nghiệp khởi nghiệp
Các doanh nghiệp còn lại được xác định là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân và bên xử lý dữ liệu cá nhân phải thực hiện đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân trừ trường hợp là doanh nghiệp siêu nhỏ, hộ kinh doanh không kinh doanh dịch vụ xử lý dữ liệu cá nhân, trực tiếp xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm hoặc xử lý dữ liệu cá nhân của số lượng lớn chủ thể dữ liệu cá nhân.
4. Thời hạn gửi hồ sơ
60 ngày kể từ ngày đầu tiên xử lý dữ liệu cá nhân
5. Trình tự thực hiện
| Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ | |||||
|
Thành phần hồ sơ |
Hình thức | Số lượng | |||
| Báo cáo đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân theo Mẫu quy định | Bản chính | 01 | |||
| Hợp đồng hoặc thỏa thuận về việc xử lý dữ liệu cá nhân đối với các bên | Bản sao chứng thực | 01 | |||
| Quyết định hoặc giấy tờ liên quan đến phân công của bộ phận, nhân sự bảo vệ dữ liệu của chủ hồ sơ | Bản sao chứng thực | 01 | |||
| Hợp đồng sử dụng dịch vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân (nếu có) | Bản sao chứng thực | 01 | |||
| Chính sách, quy trình, quy định, biểu mẫu và các tài liệu khác có liên quan về bảo vệ dữ liệu cá nhân | Bản sao chứng thực | 01 | |||
| Giấy tờ khác (Giấy tờ chứng minh năng lực của nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân, chính sách, quy trình, quy định, biểu mẫu và các tài liệu khác | Bản sao | 01 | |||
| Thông báo gửi Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (Theo mẫu) | Bản chính | 01 | |||
Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc trực tuyến hoặc bưu chính
|
|||||
| Bước 3: Thời hạn giải quyết
Trong 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ. |
|||||
6. Trả kết quả thực hiện
Thông báo kết quả qua Cổng Dịch vụ công Bộ Công an hoặc gửi văn bản điện tử/giấy theo thông tin của Tổ chức
Kết luận
Nói tóm lại, việc chủ động nắm vững và thực thi nghiêm túc các quy định pháp luật liên quan không chỉ giúp doanh nghiệp, tổ chức thiết lập một hành lang vận hành an toàn mà còn là cơ sở cốt lõi để phòng ngừa tối đa các rủi ro pháp lý phát sinh.
Trên đây là Thủ tục thông báo hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này. Hãy liên hệ với VDPC để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.
Trân trọng cảm ơn!
Zalo: 098.159.5243
Trên đây là nội dung tổng hợp, phân tích quy định pháp luật trên cơ sở góc nhìn của Nhà tư vấn mang tính chất tham khảo, nội dung này không áp dụng cho bất kỳ trường hợp cụ thể nào trên thực tế mà VDPC không chịu trách nhiệm với việc áp dụng của người đọc trên cơ sở các nội dung trên mà không thông qua tham vấn chuyên môn từ chuyên gia. Bạn đọc vui lòng liên hệ để được tư vấn chính xác cho trường hợp mình đang quan tâm. Trân trọng!
Xem thêm:
- Ngân Hàng Có Trách Nhiệm Gì Trong Việc Bảo Vệ Dữ Liệu Khách Hàng?
- Trách nhiệm của Phòng khám đa khoa khi dữ liệu cá nhân của chủ thể dữ liệu cá nhân bị tiết lộ
- Trách nhiệm Bảo vệ dữ liệu cá nhân đối với dữ liệu vị trí cá nhân, dữ liệu sinh trắc học của người lao động
- Dữ liệu cá nhân của công ty theo GDPR
- Quy trình ứng phó khẩn cấp khi dữ liệu cá nhân bị xâm nhập, đánh cắp
