Trách nhiệm của Trung tâm ngoại ngữ trong việc đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân của học sinh

Trong quá trình vận hành, các trung tâm ngoại ngữ liên tục thu thập và xử lý khối lượng lớn dữ liệu cá nhân của học viên và phụ huynh. Theo quy định, việc thiết lập Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (DPIA) và tuân thủ cơ chế xin sự đồng ý hợp pháp là nghĩa vụ bắt buộc. 

Bài viết dưới đây VDPC sẽ phân tích chi tiết toàn bộ nghĩa vụ và mức phạt khi vi phạm.

Căn cứ pháp lý:

• Điều 55 Nghị định 330/2026/NĐ-CP
• Điều 2. 43, 44 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025
• Điều 19 Nghị định 356/2025/NĐ-CP

1. DLCN trung tâm ngoại ngữ xử lý

Dữ liệu cá nhân là dữ liệu số hoặc thông tin dưới dạng khác xác định hoặc giúp xác định một con người cụ thể, bao gồm: dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Dữ liệu cá nhân sau khi khử nhận dạng không còn là dữ liệu cá nhân.

Dữ liệu cá nhân bao gồm 02 loại: DLCN cơ bản và DLCN nhạy cảm.

Dữ liệu cá nhân trung tâm ngoại ngữ xử lý, bao gồm:

• Dữ liệu cơ bản: tên, số điện thoại, địa chỉ,…
• Dữ liệu nhạy cảm: hình ảnh, âm thanh (bản ghi âm bài tập luyện nói); thông tin của bố mẹ, người giám hộ hợp pháp,…

Đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân là việc phân tích, đánh giá rủi ro có thể xảy ra trong quá trình xử lý dữ liệu cá nhân để áp dụng các biện pháp giảm thiểu rủi ro, bảo vệ dữ liệu cá nhân.

2. Vai trò của trung tâm

Khi thực hiện đánh giá tác động xử lý DLCN, cá nhân, tổ chức có thể sẽ thuộc một trong các vai trò sau:

1. Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân: quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu cá nhân;
2. Bên xử lý dữ liệu cá nhân: thực hiện việc xử lý dữ liệu cá nhân;Ví dụ như: thu thập, phân tích, tổng hợp, mã hóa giải mã, chỉnh sửa, …. theo yêu cầu và thông qua hợp đồng.
3. Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân: quyết định mục đích, phương tiện, trực tiếp xử lý dữ liệu.

Như vậy, trung tâm ngoại ngữ sẽ có vai trò là Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân hoặc Bên xử lý dữ liệu cá nhân hoặc cả hai.

3. Trường hợp thực hiện đánh giá tác động xử lý DLCN

1. Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên xử lý dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân có nghĩa vụ phải lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân khi thực hiện việc xử lý dữ liệu cá nhân.

2. Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân:

a. Báo cáo đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (theo Mẫu số 10 Kèm theo Nghị định số 356/2025/NĐ-CP);

1. Thông tin và chi tiết liên lạc của bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, bên xử lý dữ liệu cá nhân, bên thứ ba;
2. Chi tiết liên lạc của bộ phận, nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân; tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân (nếu có) của bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, bên xử lý dữ liệu cá nhân, bên thứ ba;
3. Mô tả và luận giải mục đích xử lý dữ liệu cá nhân, loại dữ liệu cá nhân xử lý, chi tiết các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân và sơ đồ luồng dữ liệu cá nhân;
4. Mô tả và luận giải về việc thực hiện xin sự đồng ý của chủ thể dữ liệu cá nhân, chính sách lưu trữ, xóa, hủy dữ liệu cá nhân;
5. Phương án bảo đảm an toàn dữ liệu cá nhân, các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân, sơ đồ thiết kế hệ thống, tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu cá nhân được áp dụng;
6. Kết quả đánh giá tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân;
7. Đánh giá mức độ ảnh hưởng, rủi ro của hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân; hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra, các biện pháp giảm thiểu hoặc loại bỏ nguy cơ, rủi ro đó.

b. Bản sao hợp đồng hoặc thỏa thuận về việc xử lý dữ liệu cá nhân, thể hiện sự ràng buộc, trách nhiệm giữa các tổ chức, cá nhân trong hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân;

c. Chính sách, quy trình, quy định, biểu mẫu và các tài liệu khác có liên quan về bảo vệ dữ liệu cá nhân của bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, bên xử lý dữ liệu cá nhân.

3. Thủ tục nộp hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân:

Bước 1: Tổ chức, cá nhân thực hiện nộp hồ sơ theo quy định.

Bước 2: Khai báo và hoàn thiện các thông tin theo hướng dẫn trên Cổng thông tin theo hướng dẫn.

Bước 3: Gửi hồ sơ đã hoàn thiện qua một trong các hình thức:

• Trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân;
• Trực tiếp tại Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao – Bộ Công an;
• Hoặc gửi qua bưu điện.

Bước 4: Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao tiếp nhận, kiểm tra và phản hồi kết quả về việc lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân.

4. Trong vòng 15, cơ quan chuyên trách sẽ đánh giá và gửi trả kết quả hồ sơ. Trong thời hạn 30 ngày bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, bên xử lý dữ liệu cá nhân phải hoàn thiện hồ sơ đánh giá nếu được cơ quan chuyên trách yêu cầu thực hiện.

4. Hậu quả pháp lý

Trung tâm ngoại ngữ sẽ đứng trước các hậu quả pháp lý sau nếu không thực hiện đúng trách nhiệm của mình trong việc xử lý dữ liệu cá nhân:

Vi phạm quy định về sự đồng ý của chủ thể dữ liệu cá nhân

1. Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

1. Xử lý dữ liệu cá nhân sau khi thu thập mà chưa có được sự đồng ý của chủ thể dữ liệu cá nhân, trừ các trường hợp pháp luật có quy định khác;
2. Kèm theo điều kiện bắt buộc, từ chối cung cấp dịch vụ nếu chủ thể dữ liệu cá nhân không đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân vào các mục đích khác không liên quan đến nội dung thỏa thuận cung cấp dịch vụ đó;
3. Thiết lập phương thức mặc định đồng ý, tạo ra các chỉ dẫn không rõ ràng, gây hiểu lầm giữa đồng ý và không đồng ý cho chủ thể dữ liệu cá nhân;
4. Việc xin sự đồng ý không được thể hiện bằng phương thức rõ ràng, cụ thể, không bảo đảm khả năng kiểm chứng về việc xác định chủ thể dữ liệu cá nhân đã thực hiện sự đồng ý, thời điểm và nội dung được đồng ý;
5. Không cung cấp cho chủ thể dữ liệu cá nhân các thông tin minh bạch về loại dữ liệu cá nhân được xử lý, mục đích xử lý dữ liệu cá nhân, các quyền, nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu cá nhân, Bên kiểm soát hoặc Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân dẫn đến sự đồng ý không dựa trên cơ sở tự nguyện và biết rõ;
6. Hình thức xin sự đồng ý không bảo đảm chủ thể dữ liệu cá nhân được đồng ý với từng mục đích xử lý dữ liệu cá nhân;
7. Không ghi nhận, không lưu trữ nhật ký về sự đồng ý của chủ thể dữ liệu cá nhân, không chứng minh được đã có sự đồng ý khi có yêu cầu của chủ thể dữ liệu cá nhân hoặc yêu cầu thanh tra, kiểm tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
8. Không thông báo cho chủ thể dữ liệu cá nhân biết dữ liệu cá nhân nhạy cảm của họ đang được xử lý.

2. Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

1. Cố ý tiếp tục thực hiện xử lý dữ liệu cá nhân sau khi chủ thể dữ liệu cá nhân đã có yêu cầu ngừng, hạn chế xử lý hoặc khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản;
2. Thực hiện thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân khi chủ thể dữ liệu cá nhân giữ im lặng hoặc không phản hồi trước yêu cầu xin sự đồng ý, tự ý coi sự im lặng là đồng ý.

3. Hình thức xử phạt bổ sung: Tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính đối với hành vi quy định tại điểm a, c khoản 1, khoản 2 Điều này.

4. Biện pháp khắc phục hậu quả:

1. Buộc hủy, xóa tới mức không thể khôi phục dữ liệu cá nhân thu thập, xử lý khi không có sự đồng ý hợp lệ đối với hành vi vi phạm tại điểm a, c khoản 1 và khoản 2 Điều này;
2. Buộc nộp lại khoản thu bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm tại khoản 2 Điều này.

Vi phạm quy định về thủ tục thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân

1. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân có một trong các hành vị sau:

1. Không thiết lập quy trình, thủ tục, biểu mẫu rõ ràng để thực hiện các quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân;
2. Không phân định rõ trách nhiệm của các bộ phận có liên quan trong tổ chức để thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân;
3. Không cung cấp thông tin hoặc không bảo đảm chủ thể dữ liệu cá nhân được biết về thủ tục thực hiện các quyền quy định tại Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân;
4. Không phản hồi cho chủ thể dữ liệu cá nhân hoặc cung cấp không đầy đủ thông tin về thủ tục khi nhận được yêu cầu xem, chỉnh sửa, cung cấp, xóa, rút lại sự đồng ý, hạn chế, phản đối xử lý dữ liệu cá nhân, thực hiện các biện pháp, giải pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân quá thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu hợp lệ:
5. Không thông báo cho chủ thể dữ liệu cá nhân biết lý do chính đáng trong trường hợp không thể thực hiện hoặc cần gia hạn đối với yêu cầu xem, chỉnh sửa, cung cấp, xóa, rút lại sự đồng ý, hạn chế, phản đối xử lý dữ liệu cá nhân, thực hiện các biện pháp, giải pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân của chủ thể dữ liệu cá nhân.

2. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với Bên xử lý dữ liệu cá nhân, Bên thứ ba đã nhận được yêu cầu hợp lệ từ Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân nhưng không thực hiện đúng thời hạn một trong các yêu cầu sau:

1. Không ngừng xử lý dữ liệu cá nhân khi nhận được yêu cầu rút lại sự đồng ý, hạn chế xử lý hoặc phản đối xử lý dữ liệu cá nhân trong thời hạn do Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân xác định;
2. Không thực hiện chỉnh sửa hoặc cung cấp dữ liệu cá nhân trong thời hạn do Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân xác định;
3. Không thực hiện xóa, hủy dữ liệu cá nhân hoặc không hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân trong thời hạn do Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân xác định.

3. Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân có một trong các hành vi không thực hiện đúng thời hạn yêu cầu của chủ thể dữ liệu cá nhân sau:

1. Không thực hiện yêu cầu rút lại sự đồng ý, hạn chế xử lý hoặc phản đối xử lý dữ liệu cá nhân trong thời hạn 15 ngày; trường hợp cần yêu cầu Bên xử lý dữ liệu cá nhân, Bên thứ ba thực hiện thì không bảo đảm trong thời hạn 20 ngày; trường hợp đã gia hạn thì không bảo đảm trong thời hạn gia hạn tối đa 15 ngày;
2. Không thực hiện yêu cầu xem, chỉnh sửa hoặc cung cấp dữ liệu cá nhân trong thời hạn 10 ngày; trường hợp cần yêu cầu Bên xử lý dữ liệu cá nhân, Bên thứ ba thực hiện thì không bảo đảm trong thời hạn 15 ngày; trường hợp đã gia hạn thì không bảo đảm trong thời hạn gia hạn tối đa 10 ngày;
3. Không thực hiện yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân trong thời hạn 20 ngày; trường hợp cần yêu cầu Bên xử lý dữ liệu cá nhân, Bên thứ ba thực hiện thì không bảo đảm trong thời hạn 30 ngày; trường hợp đã gia hạn thì không bảo đảm trong thời hạn gia hạn tối đa 20 ngày;
4. Không thực hiện yêu cầu áp dụng các biện pháp, giải pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân trong thời hạn 15 ngày; trường hợp đã gia hạn thì không bảo đảm trong thời hạn gia hạn tối đa 15 ngày.

4. Bên xử lý dữ liệu cá nhân, bên thứ ba không bị xử phạt theo quy định tại khoản 2 Điều này trong trường hợp pháp luật có quy định khác.

5. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc thực hiện đầy đủ quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân theo yêu cầu hợp pháp và cung cấp minh chứng thực hiện cho cơ quan có thẩm quyền đối với hành vi vi phạm tại khoản 2 và khoản 3 Điều này.

Vi phạm quy định về đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

1. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với các hành vi sau:

1. Bắt đầu các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân nhưng không lập, không duy trì Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân tại trụ sở doanh nghiệp;
2. Không gửi 01 bản chính Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân cho Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (Bộ Công an) trong thời gian 60 ngày kể từ ngày đầu tiên tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân;
3. Cố ý không hoàn thiện hồ sơ đánh giá tác động theo yêu cầu của cơ quan chuyên trách trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, đúng quy định;
4. Không cập nhật định kỳ 06 tháng đối với hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân khi có sự thay đổi theo quy định pháp luật;
5. Không cập nhật hồ sơ trong thời hạn 10 ngày khi thuộc một trong các trường hợp phải cập nhật theo quy định của pháp luật.

2. Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng đối với hành vi cố tình làm giả số liệu, cung cấp sai lệch thông tin trong Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân, hoặc từ chối chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ khi có văn bản yêu cầu khắc phục từ Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (Bộ Công an).

3. Biện pháp khắc phục hậu quả:

1. Buộc lập, hoàn thiện và nộp hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân theo đúng quy định, cung cấp minh chứng thực hiện cho cơ quan có thẩm quyền đối với hành vi vi phạm tại khoản 1;
2. Buộc dừng hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân cho đến khi hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ nộp hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân và được cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân xác nhận đối với hành vi vi phạm tại điểm a khoản 1.

Kết luận

Việc tuân thủ chặt chẽ cơ chế xin sự đồng ý minh bạch, thiết lập quy trình giải quyết quyền của học viên và nộp Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân đúng thời hạn là bước chuẩn bị quan trọng giúp các trung tâm ngoại ngữ duy trì vận hành hợp pháp, bảo vệ uy tín thương hiệu và tránh nguy cơ bị đình chỉ hoạt động xử lý dữ liệu.

Trên đây là Trách nhiệm của Trung tâm ngoại ngữ trong việc đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân của học sinh. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này, hãy liên hệ với VDPC để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Zalo: 098.620.6959

Trên đây là nội dung tổng hợp, phân tích quy định pháp luật trên cơ sở góc nhìn của Nhà tư vấn mang tính chất tham khảo, nội dung này không áp dụng cho bất kỳ trường hợp cụ thể nào trên thực tế mà VDPC không chịu trách nhiệm với việc áp dụng của người đọc trên cơ sở các nội dung trên mà không thông qua tham vấn chuyên môn từ chuyên gia. Bạn đọc vui lòng liên hệ để được tư vấn chính xác cho trường hợp mình đang quan tâm. Trân trọng!

Xem thêm: