Trách nhiệm của doanh nghiệp khi xử lý dữ liệu cá nhân từ danh thiếp cho mục đích tiếp thị

Việc trao đổi danh thiếp giữa các bên diễn ra vô cùng phổ biến nhằm kết nối công việc. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường có thói quen sử dụng số điện thoại, email trên danh thiếp để đưa vào hệ thống chăm sóc khách hàng và gửi các thông tin quảng cáo, tiếp thị sản phẩm mà không xin phép lại.

Nhưng liệu hành vi trao danh thiếp có được xem là “sự đồng ý mặc định” cho mục đích tiếp thị? Cùng VDPC tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Căn cứ pháp lý:

• Điều 2, 9, 23, 28, 37 Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025
• Điều 3, 6 Nghị định 356/2025/NĐ-CP

I. XÁC ĐỊNH BẢN CHẤT DỮ LIỆU VÀ VAI TRÒ PHÁP LÝ

1. Chủ thể và loại DLCN liên quan

• Chủ thể DLCN: chủ danh thiếp
• DLCN cơ bản: Họ tên, chức vụ, số điện thoại, địa chỉ email…

2. Hành vi xử lý DLCN

• Thu thập: nhận danh thiếp
• Tổng hợp: lưu vào hệ thống, sổ sách tổng hợp thông tin
• Sử dụng: tiếp thị, quảng cáo dịch vụ, sản phẩm…

3. Vai trò của doanh nghiệp

• Công ty tự quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu.
• Công ty trực tiếp thực hiện các hoạt động tác động đến DLCN: thu nhập, lưu giữ liệu vào hệ thống, hồ sơ, liên hệ để gửi quảng cáo, tiếp thị cho chủ thể dữ liệu.

→ Công ty là Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân.

4. Trách nhiệm của Bên kiểm soát DLCN

• Quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu cá nhân.
• Lựa chọn bên xử lý dữ liệu phù hợp; nêu rõ trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ trong hợp đồng, thỏa thuận.
• Trực tiếp thực hiện các biện pháp quản lý, kỹ thuật để bảo vệ dữ liệu và ngăn chặn hoạt động thu thập trái phép.
• Bảo đảm các quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân (như quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa…).
• Chịu trách nhiệm bồi thường trước chủ thể dữ liệu về các thiệt hại do quá trình xử lý gây ra.
• Thông báo hành vi vi phạm và phối hợp với Bộ Công an, cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

5. Trách nhiệm của Bên xử lý DLCN

• Chỉ được tiếp nhận và xử lý dữ liệu cá nhân sau khi có thỏa thuận, hợp đồng.
• Xử lý dữ liệu theo đúng phạm vi, mục đích trong thỏa thuận, hợp đồng đã ký kết.
• Thực hiện đầy đủ các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân và ngăn chặn thu thập trái phép.
• Chịu trách nhiệm bồi thường trước chủ thể dữ liệu về các thiệt hại do quá trình xử lý dữ liệu gây ra.
• Phối hợp với Bộ Công an, cơ quan nhà nước có thẩm quyền phục vụ điều tra, xử lý vi phạm.

II. HÀNH VI TRAO DANH THIẾP CÓ PHẢI LÀ “SỰ ĐỒNG Ý MẶC NHIÊN” CHO MỤC ĐÍCH TIẾP THỊ HAY KHÔNG?

Điều kiện để một sự đồng ý được xem là hợp lệ

1.1. Về nguyên tắc xác định sự đồng ý

• Tính cụ thể: Sự đồng ý phải được thể hiện rõ ràng cho từng mục đích xử lý dữ liệu cụ thể.
• Không kèm điều kiện: Bên xử lý dữ liệu không được kèm điều kiện bắt buộc đồng ý cho mục đích khác ngoài nội dung đã thỏa thuận.
• Không mặc định: Sự im lặng hoặc không phản hồi không được coi là sự đồng ý.
• Không được thiết lập phương thức mặc định đồng ý hoặc tạo ra các chỉ dẫn không rõ ràng gây hiểu lầm cho người dùng.
• Hiệu lực: Sự đồng ý có hiệu lực cho đến khi chủ thể dữ liệu có thay đổi hoặc theo quy định khác của pháp luật.

1.2. Về nội dung phải có

• Để sự đồng ý được xem là hợp lệ, chủ thể dữ liệu phải được thông báo và biết rõ các thông tin sau:
• Phạm vi và mục đích: Loại DLCN nào sẽ được xử lý và mục đích cụ thể của việc xử lý đó là gì.
• Chủ thể xử lý: Danh tính của Bên kiểm soát và xử lý DLCN.
• Quyền và nghĩa vụ: Các quyền mà chủ thể dữ liệu được hưởng (như quyền rút lại sự đồng ý, quyền xóa dữ liệu…) và các nghĩa vụ liên quan.

1.3. Về hình thức

• Sự đồng ý của chủ thể dữ liệu cá nhân được thể hiện bằng phương thức rõ ràng, cụ thể, có thể in, sao chép bằng văn bản, bao gồm cả dưới dạng điện tử hoặc định dạng kiểm chứng được.

Kết luận

Hành vi trao danh thiếp trong giao tiếp thông thường không đồng nghĩa với việc chủ thể dữ liệu đã cấp “sự đồng ý mặc định” cho doanh nghiệp sử dụng thông tin vào mục đích tiếp thị hay quảng cáo. Việc tự ý sử dụng danh thiếp sai mục đích ban đầu sẽ khiến doanh nghiệp vi phạm nghiêm trọng các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Trên đây là Trách nhiệm của doanh nghiệp khi xử lý DLCN từ danh thiếp cho mục đích tiếp thị. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này, hãy liên hệ với VDPC để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Zalo: 098.159.5243

Trên đây là nội dung tổng hợp, phân tích quy định pháp luật trên cơ sở góc nhìn của Nhà tư vấn mang tính chất tham khảo, nội dung này không áp dụng cho bất kỳ trường hợp cụ thể nào trên thực tế mà VDPC không chịu trách nhiệm với việc áp dụng của người đọc trên cơ sở các nội dung trên mà không thông qua tham vấn chuyên môn từ chuyên gia. Bạn đọc vui lòng liên hệ để được tư vấn chính xác cho trường hợp mình đang quan tâm. Trân trọng!

Xem thêm: