Trong bối cảnh bảo vệ dữ liệu cá nhân ngày càng được chú trọng, việc tuân thủ các quy định pháp luật về xử lý dữ liệu cá nhân là yêu cầu bắt buộc đối với các tổ chức, doanh nghiệp. Thủ tục thông báo hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (DPIA) đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và an toàn trong hoạt động xử lý dữ liệu.

Trong phạm vi bài viết này, VDPC sẽ làm rõ vấn đề Thủ tục thông báo hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân, dựa trên các quy định hiện hành của pháp luật.

I. Đối tượng thực hiện

Công dân Việt Nam, Người Việt Nam định cư ở nước ngoài, Người nước ngoài, Cán bộ, công chức, viên chức, Doanh nghiệp, Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, Tổ chức (không bao gồm doanh nghiệp, HTX), Tổ chức nước ngoài, Hợp tác xã.

II. Thành phần hồ sơ

1. Đối với cá nhân

– 01 Bản chính Thông báo gửi hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân. (Mẫu số 04a – nghị định 13/2023/NĐ-CP)

– 01 Bản chính Hồ sơ Đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân.

– Căn cước công dân/chứng minh thư/hộ chiếu của cá nhân; 01 bản sao.

– Quyết định hoặc giấy tờ phân công của bộ phận bảo vệ DLCN của chủ hồ sơ; 01 bản sao.

– Hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận xử lý DLCN với các bên; 01 bản sao.

– Giấy tờ khác (nếu có).

2. Đối với tổ chức: người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền

– 01 Bản chính Thông báo gửi hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân. (Mẫu số 04b – nghị định 13/2023/NĐ-CP).

– 01 Bản chính Hồ sơ Đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân.

– Giấy chứng nhận đăng kí hoạt động/quyết định thành lập của tổ chức; 01 bản sao.

– Quyết định hoặc giấy tờ phân công của bộ phận bảo vệ DLCN của chủ hồ sơ; 01 bản sao.

– Hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận xử lý DLCN với các bên; 01 bản sao.

– Giấy tờ khác (nếu có).

III. Trình tự thực hiện thông báo gửi Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân:

1. Đối với hình thức nộp online:

Bước 1: Tổ chức, cá nhân truy cập Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân (theo thông báo của Bộ Công an) hoặc tải mẫu số 04 ban hành theo Nghị định số 13/2023/NĐ-CP.

Bước 2: Tổ chức, cá nhân cung cấp các thông tin theo hướng dẫn trên Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân (theo thông báo của Bộ Công an) hoặc khai theo mẫu số 04 ban hành kèm theo Nghị định số 13/2023/NĐ-CP.

Bước 3: Tổ chức, cá nhân gửi hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân (theo thông báo của Bộ Công an) hoặc gửi hồ sơ đã khai thông tin về Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao, Bộ Công an.

Bước 4: Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao, Bộ Công an phản hồi thông tin về kết quả lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân.

2. Đối với hình thức nộp trực tiếp:

Bước 1: Tổ chức/cá nhân chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo mục “Thành phần hồ sơ” và in thành 01 bộ hồ sơ chính thức.

Bước 2: Tổ chức/cá nhân điền các nội dung trên mẫu thông báo (Mẫu 04a hoặc 04b) theo hướng dẫn tại Nghị định 13/2023/NĐ‑CP.

Bước 3: Mang bản chính hồ sơ đến nộp trực tiếp tại Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao.

3. Đối với hình thức nộp qua dịch vụ bưu chính:

Bước 1: Tổ chức/cá nhân chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo mục “Thành phần hồ sơ” và in thành 01 bộ hồ sơ chính thức, đóng gói gọn gàng trong bì thư, tuân thủ quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về bưu chính (không để hở rách, thấm nước).

Bước 2: Ghi thông tin trên bì thư

– Người nhận thư: Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao Bộ Công an.
– Người gửi thư: Đầy đủ tên tổ chức/cá nhân, địa chỉ, số điện thoại liên hệ.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại điểm bưu chính công ích hoặc đăng ký nhận tại địa chỉ yêu cầu.

– Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Thứ 2 đến thứ 6 (trừ các ngày nghỉ lễ, tết theo quy định).

– Thời hạn giải quyết: 10 ngày làm việc.

Lưu ý:

Thời hạn gửi hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân là trong vòng 60 ngày kể từ ngày tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân.

Kết luận:

Việc thực hiện đúng và đầy đủ thủ tục thông báo hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân không chỉ giúp các tổ chức, doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn góp phần xây dựng niềm tin từ phía người dùng.

Trên đây là nội dung tư vấn về Thủ tục thông báo hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này, hãy liên hệ với VDPC để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Zalo: 090.225.5492

Xem thêm: