Trong kỷ nguyên số, dữ liệu cá nhân là tài sản vô giá của mỗi cá nhân và tổ chức. Việc thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Đối với công ty phân phối phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng (CRM), vai trò trong việc tác động đến dữ liệu khách hàng không chỉ mang tính kỹ thuật mà còn gắn liền với trách nhiệm pháp lý rõ ràng.

Bài viết dưới đây VDPC sẽ phân tích cụ thể. Vai trò của công ty phân phối phần mềm CRM đối với dữ liệu của khách hàng theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025. Từ khái niệm, xác định tư cách pháp lý cho tới các lưu ý quan trọng khi thực hiện.

I. Dữ liệu cá nhân là gì?

Căn cứ: Khoản 1, khoản 5 Điều 2 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

Dữ liệu cá nhân là dữ liệu số hoặc thông tin xác định hoặc giúp xác định một con người cụ thể. Bao gồm dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

Dữ liệu cá nhân cơ bản

Đây là dữ liệu cá nhân phản ánh các yếu tố nhân thân, lai lịch phổ biến. Thường xuyên sử dụng trong các giao dịch, quan hệ xã hội.

Ví dụ như:

Họ, tên,
ngày sinh,
giới tính,
nơi thường trú,
quốc tịch,
hình ảnh,
số điện thoại,
số giấy tờ pháp lý cá nhân,
số mã số thuế cá nhân,
số bảo hiểm xã hội,
tình trạng hôn nhân,
thông tin về mối quan hệ gia đình,
thông tin về tài khoản số và lịch sử hoạt động trên không gian mạng,…

Dữ liệu cá nhân nhạy cảm

Đây là dữ liệu cá nhân gắn liền với quyền riêng tư của cá nhân. Khi bị xâm phạm sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Ví dụ như:

Quan điểm chính trị,
quan điểm tôn giáo,
tình trạng sức khỏe theo hồ sơ bệnh án,
thông tin về nguồn gốc chủng tộc,
dân tộc,
dữ liệu về tội phạm và hành vi phạm tội,…

Theo đó, chủ thể dữ liệu cá nhân là người được dữ liệu cá nhân phản ánh.

II. Công ty phân phối phần mềm CRM có phải là bên xử lý dữ liệu cá nhân?

Căn cứ: Khoản 6, khoản 8 Điều 2 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

Bên xử lý dữ liệu cá nhân là tổ chức, cá nhân thực hiện việc xử lý dữ liệu cá nhân theo yêu cầu thông qua hợp đồng. Trong đó, xử lý dữ liệu cá nhân là hoạt động tác động đến dữ liệu cá nhân. Bao gồm một hoặc nhiều hoạt động như:

thu thập,
phân tích,
tổng hợp,
mã hóa,
giải mã,
chỉnh sửa,
xóa,
hủy,
khử nhận dạng,
cung cấp,
công khai,
chuyển giao

các dữ liệu cá nhân và hoạt động khác tác động đến dữ liệu cá nhân.

Công ty Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là Bên xử lý dữ liệu vì:

Thứ nhất,

Công ty không quyết định mục đích xử lý. Chỉ làm theo chỉ đạo và khách hàng mới là bên quyết định về:

Mục đích xử lý dữ liệu của công ty (hướng dẫn khách hàng),
phương tiện xử lý dữ liệu (phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng CRM).

Nhân viên công ty chỉ truy cập hệ thống dưới sự cho phép để hướng dẫn, hỗ trợ. Đây là dấu hiệu pháp lý rõ ràng của Bên xử lý dữ liệu. Đó là thực hiện việc xử lý dữ liệu cá nhân theo yêu cầu của Bên kiểm soát thông qua hợp đồng.

Thứ hai,

Nhân viên công ty tác động lên dữ liệu cá nhân khách hàng của khách hàng. Tức là họ đã có hành vi xử lý dữ liệu cá nhân: đăng nhập vào hệ thống Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) của khách hàng bằng tài khoản cá nhân của mình và nhập dữ liệu khách hàng cho họ. Những hành vi truy cập hệ thống, nhập dữ liệu, chỉnh sửa dữ liệu,… dù nhằm mục đích hướng dẫn. Nhưng vẫn được coi là hành vi xử lý dữ liệu.

Vì vậy về mặt pháp lý, trong thời gian hướng dẫn, công ty Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là Bên xử lý dữ liệu cá nhân dù hoạt động rất hạn chế.

III. Lưu ý đối với công ty phân phối phần mềm CRM

Mặc dù chỉ có vai trò là Bên xử lý dữ liệu cá nhân trong một thời gian. Nhưng công ty vẫn có trách nhiệm tuân thủ pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Cũng như không được thực hiện những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Bên cạnh đó, công ty có trách nhiệm:

Chỉ được tiếp nhận dữ liệu cá nhân sau khi có thỏa thuận, hợp đồng về xử lý dữ liệu với bên kiểm soát, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân.
Xử lý dữ liệu cá nhân theo đúng thỏa thuận, hợp đồng ký kết với Bên kiểm soát. Và phải chịu trách nhiệm về các thiệt hại do quá trình xử lý dữ liệu cá nhân gây ra.
Thực hiện đầy đủ các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định.
Ngăn chặn hoạt động thu thập dữ liệu cá nhân trái phép từ hệ thống, trang thiết bị, dịch vụ của mình.
Phối hợp với Bộ Công an, cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong bảo vệ dữ liệu cá nhân, cung cấp thông tin phục vụ điều tra, xử lý hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Khi công ty có hành vi vi phạm bảo vệ dữ liệu cá nhân. Tùy theo tính chất, mức độ, hậu quả của hành vi vi phạm. Có thể bị xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Do đó, Công ty cần lưu ý một số vấn đề sau:

Trong hợp đồng ký kết với khách hàng, cần nêu rõ những nhiệm vụ chính của nhân viên công ty trong quá trình hướng dẫn khách hàng, cũng như phạm vi truy cập vào hệ thống của khách hàng.
Không sao lưu, lưu trữ dữ liệu cá nhân của khách hàng dưới mọi hình thức.
Khi có sự cố xảy ra thì phải thông báo ngay cho khách hàng.

Kết luận

Vai trò của công ty phân phối phần mềm CRM đối với dữ liệu của khách hàng không chỉ dừng ở hỗ trợ kỹ thuật. Mà còn liên quan chặt chẽ đến trách nhiệm pháp lý trong bảo vệ dữ liệu cá nhân. Xác định đúng tư cách pháp lý và tuân thủ nghiêm quy định sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động an toàn, minh bạch và tạo niềm tin cho khách hàng.

Trên đây là nội dung tư vấn về Trách nhiệm Bảo vệ dữ liệu cá nhân của công ty phân phối phần mềm CRM. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này. Hãy liên hệ với VDPC để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Zalo: 090.225.5492

TIN PHÁP LUẬT

Trách nhiệm Bảo vệ dữ liệu cá nhân của công ty phân phối phần mềm CRM