Trong thời đại số hóa hiện nay, dữ liệu cá nhân trở thành một tài sản vô cùng quý giá, đồng thời cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Việc xử lý dữ liệu cá nhân một cách thiếu kiểm soát có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như rò rỉ thông tin, xâm phạm quyền riêng tư, thậm chí là các hành vi lừa đảo, chiếm đoạt tài sản. Do đó, việc xây dựng và thực hiện hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân là vô cùng cấp thiết.

Trong phạm vi bài viết này, VDPC sẽ làm rõ vấn đề hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân, dựa trên các quy định hiện hành của pháp luật.

1. Khi nào cần lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân?

Căn cứ: Điều 24 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Đối với bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân:

Họ có trách nhiệm lập và lưu giữ hồ sơ.
Thời hạn hoàn thành là trong vòng 60 ngày kể từ khi bắt đầu tiến hành xử lý.

– Đối với bên xử lý dữ liệu cá nhân:

Việc lập hồ sơ chỉ bắt buộc khi họ thực hiện công việc theo hợp đồng với bên kiểm soát.

– Vai trò của các bên trong xử lý dữ liệu cá nhân:

+ Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân: Là người hoặc tổ chức có quyền quyết định mục đích và phương pháp xử lý dữ liệu.

+ Bên xử lý dữ liệu cá nhân: Là bên thực hiện việc xử lý dữ liệu theo ủy quyền và chỉ thị của bên kiểm soát dữ liệu.

+ Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân: Là bên đảm nhận cả hai vai trò: quyết định mục đích và trực tiếp xử lý dữ liệu.

Lưu ý:

– Tùy theo vai trò tham gia xử lý, mỗi doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm pháp lý khác nhau.

– Đặc biệt là trong việc lập và lưu giữ hồ sơ.

2. Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân gồm những gì?

Căn cứ: Khoản 1, 2 Điều 24 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

2.1. Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân

– Thông tin và chi tiết liên lạc của Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân;

– Họ tên, chi tiết liên lạc của tổ chức được phân công thực hiện nhiệm vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân và nhân viên bảo vệ dữ liệu cá nhân của Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân;

– Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân;

– Các loại dữ liệu cá nhân được xử lý;

– Tổ chức, cá nhân nhận dữ liệu cá nhân, bao gồm tổ chức, cá nhân ngoài lãnh thổ Việt Nam;

– Trường hợp chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài;

– Thời gian xử lý dữ liệu cá nhân; thời gian dự kiến để xóa, hủy dữ liệu cá nhân;

– Mô tả về các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân được áp dụng;

– Đánh giá mức độ ảnh hưởng của việc xử lý dữ liệu cá nhân;

– Hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra, biện pháp giảm thiểu hoặc loại bỏ.

2.2. Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân

– Thông tin và chi tiết liên lạc của Bên Xử lý dữ liệu cá nhân;

– Họ tên, chi tiết liên lạc của tổ chức được phân công thực hiện xử lý dữ liệu cá nhân và nhân viên thực hiện xử lý dữ liệu cá nhân của Bên Xử lý dữ liệu cá nhân;

– Mô tả các hoạt động xử lý và các loại dữ liệu cá nhân được xử lý theo hợp đồng với Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân;

– Thời gian xử lý dữ liệu cá nhân; thời gian dự kiến để xóa, hủy dữ liệu cá nhân;

– Trường hợp chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài;

– Mô tả chung về các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân được áp dụng;

– Hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra, biện pháp giảm thiểu hoặc loại bỏ.

3. Thời hạn nộp hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Căn cứ: Khoản 4 Điều 24 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Kể từ thời điểm bắt đầu xử lý, các bên có nghĩa vụ lập và lưu giữ hồ sơ.

– Phải đảm bảo luôn có sẵn để phục vụ hoạt động kiểm tra, đánh giá của Bộ Công an.

– Thời hạn nộp hồ sơ là 60 ngày kể từ ngày tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân.

Kết luận:

Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân không chỉ là một yêu cầu pháp lý, mà còn là một công cụ quan trọng giúp các tổ chức, doanh nghiệp xây dựng lòng tin với khách hàng, nâng cao uy tín và tạo lợi thế cạnh tranh. Bằng cách thực hiện đánh giá tác động một cách nghiêm túc và bài bản, các tổ chức, doanh nghiệp có thể chủ động phòng ngừa các rủi ro, đảm bảo hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân diễn ra một cách minh bạch, an toàn và hiệu quả.

Trên đây là nội dung tư vấn về Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này, hãy liên hệ với VDPC để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Zalo: 090.225.5492

Xem thêm: