Trong thời đại số, dữ liệu cá nhân là tài sản quý giá, đặc biệt với các công ty vận tải hàng hóa – nơi thu thập và xử lý nhiều thông tin khách hàng. Bảo vệ dữ liệu không chỉ là nghĩa vụ mà còn là nền tảng để xây dựng uy tín và lòng tin từ khách hàng.

Trong phạm vi bài viết này, VDPC sẽ làm rõ vấn đề Trách nhiệm của Công ty vận tải hàng hóa trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân, dựa trên các quy định hiện hành của pháp luật.

I. Dữ liệu cá nhân mà Công ty vận tải hàng hóa xử lý

Căn cứ: Khoản 3, 4 Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Thông tin của khách hàng: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại,…

– Thông tin của nhân viên và tài xế.

– Thông tin liên quan đến giao dịch và vận chuyển.

– Các thông tin liên quan khác.

II. Vai trò của Công ty vận tải hàng hóa đối với DLCN

Căn cứ: Khoản 7, Khoản 11 Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

1. Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân

Là tổ chức, cá nhân quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu cá nhân thông qua việc trực tiếp thực hiện một hoặc nhiều hoạt động tác động tới dữ liệu cá nhân, như: thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa, hủy dữ liệu cá nhân hoặc các hành động khác có liên quan.

2. Công ty vận tải hàng hóa kiểm soát và xử lý dữ liệu như sau:

– Công ty xác định các mục tiêu sử dụng thông tin cá nhân như quản lý hợp đồng giao nhận, điều phối lịch trình vận chuyển,…
(Ví dụ: theo dõi tuyến đường, dữ liệu định vị GPS của xe).
– Các quyết định này được đưa ra dựa trên yêu cầu kinh doanh và các quy định pháp luật nhằm đảm bảo việc sử dụng dữ liệu cá nhân không vượt quá phạm vi đã thông báo cho chủ thể dữ liệu (khách hàng, nhân viên).
– Công ty thu thập thông tin cá nhân của khách hàng và của nhân viên, tài xế qua các kênh giao dịch như biểu mẫu trực tuyến, hợp đồng, hệ thống quản lý nội bộ.
– Công ty thực hiện ghi, lưu trữ thông tin cá nhân để phục vụ các mục đích quản lý vận tải, giao nhận hàng hóa, thanh toán và các hoạt động nội bộ khác.
– Công ty vẫn lưu trữ thông tin đơn hàng trên hệ thống điện tử để phòng trường hợp khách hàng có khiếu nại hoặc tố cáo.
– Do đó, công ty vận tải hàng hóa có thể được xem là Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân.

III. Trách nhiệm của Công ty vận tải hàng hóa đối với DLCN

1. Trách nhiệm của Công ty vận tải hàng hóa với vai trò là Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân

Căn cứ: Điều 38 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu cá nhân, ghi lại và lưu trữ quá trình xử lý.

– Phải thông báo vi phạm bảo vệ dữ liệu, lựa chọn Bên Xử lý dữ liệu phù hợp.

– Bảo đảm quyền của chủ thể dữ liệu và chịu trách nhiệm về thiệt hại phát sinh.

– Phối hợp với cơ quan chức năng trong công tác bảo vệ dữ liệu và điều tra vi phạm.

2. Trách nhiệm của Công ty vận tải hàng hóa với vai trò là Bên xử lý dữ liệu

Căn cứ: Điều 39 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Công ty có trách nhiệm tiếp nhận và xử lý dữ liệu theo hợp đồng.

– Tuân thủ các biện pháp bảo vệ dữ liệu theo quy định pháp luật.

– Phải chịu trách nhiệm về thiệt hại do quá trình xử lý dữ liệu gây ra.

– Xóa hoặc trả lại dữ liệu sau khi hoàn thành xử lý.

– Hợp tác với cơ quan chức năng trong việc bảo vệ dữ liệu cũng như điều tra vi phạm.

3. Trách nhiệm của công ty trong việc đảm bảo các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân chỉ được thực hiện đúng với mục đích

Căn cứ: Điều 3 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

Đảm bảo các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân chỉ được thực hiện với mục đích đã được thông báo cho chủ thể dữ liệu (khách hàng, nhân viên) và chỉ trong phạm vi cần thiết.

4. Trách nhiệm của công ty trong việc áp dụng biện pháp bảo mật kỹ thuật và tổ chức

Căn cứ: Điều 26 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Triển khai các biện pháp kỹ thuật như mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập, cài đặt tường lửa và giám sát hệ thống để ngăn chặn truy cập trái phép hoặc rò rỉ thông tin.

– Xây dựng và cập nhật các chính sách, quy trình nội bộ về bảo vệ dữ liệu cá nhân, đào tạo nhân viên thường xuyên về an toàn thông tin.

5. Trách nhiệm của công ty trong việc bảo đảm quyền của chủ thể dữ liệu

Căn cứ: Điều 9 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Thông báo cho khách hàng và nhân viên về cách thức xử lý dữ liệu cá nhân, bao gồm mục đích, phạm vi xử lý và thời gian lưu trữ.

– Cho phép chủ thể dữ liệu thực hiện các quyền như: quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa, hạn chế xử lý dữ liệu và rút lại sự đồng ý khi cần thiết.

– Trong trường hợp có sự cố bảo mật, phải thông báo kịp thời cho chủ thể dữ liệu và cơ quan chức năng theo quy định.

6. Trách nhiệm của công ty trong việc thành lập bộ phận chuyên trách

Căn cứ: Điều 28 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

Thành lập bộ phận chuyên trách bảo vệ DLCN đối với cá dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

(Ví du: hồ sơ bệnh lý của tài xế, dữ liệu GPS,…)

7. Trách nhiệm của công ty trong việc lập và lưu giữ hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Căn cứ: Điều 24 và Điều 25 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Công ty phải lập hồ sơ đánh giá tác động dữ liệu ngay từ khi bắt đầu xử lý.

– Cập nhật định kỳ để phục vụ việc kiểm tra, đánh giá của cơ quan chức năng.

– Đối với doanh nghiệp có hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, cần lập thêm hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu.

8. Trách nhiệm của công ty trong việc quản lý chia sẻ và chuyển giao dữ liệu

Căn cứ: Điều 41 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Nếu dữ liệu được chia sẻ cho bên thứ ba, công ty phải ký kết thỏa thuận bảo mật.

– Đảm bảo bên nhận cũng phải tuân thủ các tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu.

– Việc chuyển giao dữ liệu cá nhân ra nước ngoài cũng phải được thực hiện theo đúng quy định.

– Đảm bảo các biện pháp bảo mật cần thiết.

Kết luận:

Tuân thủ quy định pháp luật, củng cố an ninh thông tin và nâng cao nhận thức nhân viên là trách nhiệm thiết yếu của các doanh nghiệp vận tải. Điều này giúp hạn chế rủi ro, đồng thời tạo dựng môi trường kinh doanh an toàn, đáng tin cậy.

Trên đây là nội dung tư vấn về Trách nhiệm của Công ty vận tải hàng hóa trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này, hãy liên hệ với VDPC để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Zalo: 090.225.5492

Xem thêm: