Trong thời đại số, việc xử lý dữ liệu cá nhân ngày càng trở nên quan trọng, đặc biệt đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực vận tải. Hợp tác xã vận tải, với đặc thù cung cấp dịch vụ cho nhiều cá nhân, đang đối mặt với không ít vấn đề pháp lý và kỹ thuật trong quá trình xử lý dữ liệu cá nhân.

Trong phạm vi bài viết này, VDPC sẽ làm rõ Một số vấn đề trong quá trình xử lý dữ liệu cá nhân của Hợp tác xã vận tải, dựa trên các quy định hiện hành của pháp luật.

I. Hợp tác xã vận tải có bị coi là đang xử lý DLCN không?

Căn cứ: Khoản 7 Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Xử lý dữ liệu cá nhân là một hoặc nhiều hoạt động tác động tới dữ liệu cá nhân, như: thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa, hủy dữ liệu cá nhân hoặc các hành động khác có liên quan.

– Hợp tác xã vận tải xử lý dữ liệu cá nhân như sau:

+ Hợp tác xã vận tải thu thập thông tin cá nhân của khách hàng như họ tên, số điện thoại, vị trí hiện tại,… thông qua ứng dụng và tổng đài.

+ Hợp tác xã vận tải thu thập thông tin cá nhân của xã viên (tài xế) như thông tin xe, vị trí hoạt động, họ tên,… thông qua ghi nhận khi đăng ký và cập nhật qua hệ thống nội bộ.

+ Hợp tác xã vận tải thực hiện ghi dữ liệu đã thu thập được qua giao diện ứng dụng và tổng đài, sau đó thực hiện lưu trữ vào hệ thống dữ liệu chung để phục vụ quá trình phân tích và kết nối giao dịch.

+ Dữ liệu khách hàng và lái xe được sử dụng để xác định vị trí giao nhận, đưa ra đề xuất lái xe gần nhất với khách hàng, và hỗ trợ thực hiện cuốc xe một cách nhanh chóng, thuận tiện.

+ Hợp tác xã vận tải vẫn thực hiện lưu trữ thông tin chuyến đi trên hệ thống điện từ để phòng trường hợp khách hàng có khiếu nại hoặc tố cáo.

– Do đó, Hợp tác xã vận tải có thể xem là đang thực hiện xử lý dữ liệu cá nhân.

II. Dữ liệu cá nhân mà Hợp tác xã vận tải xử lý

Căn cứ: Khoản 1 Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

             Khoản 3 Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

             Khoản 4 Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

1. Dữ liệu cá nhân

Là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự trên môi trường điện tử gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể. Dữ liệu cá nhân bao gồm dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

2. Dữ liệu cá nhân cơ bản mà Hợp tác xã vận tải xử lý là gì?

– Thông tin định danh khách hàng: Họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ,…

– Thông tin cơ bản nhân viên, xã viên: Họ tên, giới tính, số điện thoại, email,…

– Thông tin phương tiện và giấy tờ lái xe: biển số xe, giấy phép lái xe,…

– Thông tin giao dịch: Thời gian đặt chuyến, cước phí, phương thức thanh toán,…

– Thông tin đánh giá, phản hồi: Đánh giá, bình luận của khách hàng,…

– Thông tin có liên quan khác.

3. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm mà Hợp tác xã vận tải xử lý là gì?

– Thông tin hành trình và giám sát xe: Dữ liệu GPS, thời gian lái xe,…

– Thông tin sức khỏe của tài xế (xã viên): Hồ sơ bệnh lý, giấy khám sức khỏe,…

– Thông tin liên quan khác.

III. Hợp tác xã vận tải phải làm gì để tuân thủ quy định về bảo vệ DLCN?

1. Hợp tác xã vận tải phải đảm bảo các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân chỉ được thực hiện với đúng mục đích

Căn cứ: Khoản 3, Khoản 4 Điều 3 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

Đảm bảo các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân chỉ được thực hiện với mục đích đã được thông báo cho chủ thể dữ liệu (khách hàng, xã viên) và chỉ trong phạm vi cần thiết.

2. Hợp tác xã vận tải phải quản lý quyền của chủ thể dữ liệu

Căn cứ: Điều 9 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Đảm bảo quyền của người dùng: Thiết lập cơ chế cho khách hàng và xã viên có thể truy cập, chỉnh sửa, hoặc yêu cầu xóa thông tin cá nhân của mình. Đồng thời, cần hướng dẫn cụ thể về quyền hạn này khi họ đăng ký sử dụng dịch vụ.

– Cổng thông tin và hỗ trợ: Cung cấp kênh thông tin và hỗ trợ nhanh chóng để giải đáp các yêu cầu của người dùng về quyền truy cập, chỉnh sửa hay xóa dữ liệu.

3. Hợp tác xã vận tải phải xây dựng khung pháp lý và chính sách nội bộ

Căn cứ: Điều 26 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Ban hành chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân

– Ký kết thỏa thuận với bên thứ ba

– Đào tạo nội bộ

– Cập nhật kiến thức

4. Hợp tác xã vận tải phải tuân thủ các nguyên tắc bảo vệ DLCN

Căn cứ: Điều 3 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Hợp pháp và minh bạch

– Đúng mục đích và hạn chế

– Chính xác và cập nhật

– Bảo mật

– Lưu trữ có giới hạn

– Trách nhiệm giải trình

5. Hợp tác xã vận tải phải thành lập bộ phận chuyên trách

Căn cứ: Khoản 2 Điều 28 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

Thành lập bộ phận chuyên trách bảo vệ DLCN đối với dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

(Ví dụ: hồ sơ bệnh lý của tài xế,…)

6. Hợp tác xã vận tải phải lập và lưu giữ hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Căn cứ: Điều 24, Điều 25 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Các thành viên trong Hợp tác xã vận tải phải thống nhất lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân ngay từ khi bắt đầu hoạt động xử lý dữ liệu.

– Cập nhật định kỳ để phục vụ việc kiểm tra, đánh giá của cơ quan chức năng.

– Hợp tác xã vận tải chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, cần lập thêm hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu.

7. Hợp tác xã vận tải phải xử lý sự cố và vi phạm

Căn cứ: Điều 23 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Khi phát hiện vi phạm hoặc sự cố, Hợp tác xã vận tải phải có kế hoạch ứng phó nhanh chóng.

– Thông báo cho các cơ quan chức năng và chủ thể dữ liệu bị ảnh hưởng.

– Phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc điều tra, xử lý vi phạm và khắc phục hậu quả liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Kết luận:

Việc nhận diện và khắc phục các vấn đề trong xử lý dữ liệu cá nhân sẽ giúp Hợp tác xã vận tải nâng cao hiệu quả hoạt động và tuân thủ quy định pháp luật. Đây cũng là yếu tố quan trọng để xây dựng niềm tin với khách hàng trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.

Trên đây là nội dung tư vấn về Một số vấn đề trong quá trình xử lý dữ liệu cá nhân của Hợp tác xã vận tải. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này, hãy liên hệ với VDPC để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Zalo: 090.225.5492

Xem thêm: