Trong bối cảnh số hóa ngày càng sâu rộng, Hợp tác xã vận tải, với vai trò là tổ chức quản lý và điều phối hoạt động vận tải, nắm giữ một lượng lớn dữ liệu cá nhân của thành viên, khách hàng và đối tác. Việc bảo vệ dữ liệu này không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là nền tảng xây dựng uy tín và đảm bảo hoạt động bền vững của Hợp tác xã.

Trong phạm vi bài viết này, VDPC sẽ làm rõ vấn đề Trách nhiệm của Hợp Tác xã vận tải trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân, dựa trên các quy định hiện hành của pháp luật.

I. Dữ liệu cá nhân mà Hợp tác xã vận tải xử lý

Căn cứ: Khoản 3, Khoản 4 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Thông tin của thành viên Hợp tác xã vận tải: Họ tên, giới tính, số CCCD,…

– Thông tin khách hàng: Họ tên, số CCCD, địa chỉ,…

– Thông tin nhân viên: Họ tên, bằng lái xe, giấy khám sức khỏe,…

– Thông tin đối tác và nhà cung cấp: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, hợp đồng,…

– Thông tin hành trình và giám sát xe: Dữ liệu GPS, thời gian lái xe,…

– Thông tin liên quan khác.

II. Vai trò của Hợp tác xã vận tải đối với DLCN đã xử lý

Căn cứ: Khoản 7, Khoản 11 Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

1. Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân:

Là tổ chức, cá nhân quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu cá nhân thông qua việc trực tiếp thực hiện một hoặc nhiều hoạt động tác động tới dữ liệu cá nhân, như: thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa, hủy dữ liệu cá nhân hoặc các hành động khác có liên quan.

2. Hợp tác xã vận tải kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân như sau:

– Hợp tác xã vận tải thu thập thông tin cá nhân của khách hàng, nhân viên, tài xế qua các kênh giao dịch như biểu mẫu trực tuyến, hợp đồng, hệ thống quản lý nội bộ.

– Sau khi thu thập, dữ liệu được ghi lại và lưu trữ an toàn trên hệ thống điện tử của Hợp tác xã. Điều này giúp phục vụ cho các mục đích quản lý vận tải, giao nhận hàng hóa, thanh toán…

– Hợp tác xã vận tải vẫn lưu trữ dữ liệu trên hệ thống để phân tích đưa ra danh sách các khách hàng tiềm năng, giải quyết yêu cầu khiếu nại nếu có.

– Do đó, Hợp tác xã vận tải có thể được xem là Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân.

III. Trách nhiệm của Hợp tác xã vận tải đối với DLCN đã xử lý

1. Trách nhiệm của Hợp tác xã vận tải với vai trò là Bên kiểm soát dữ liệu

Căn cứ: Điều 38 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu, ghi lại và lưu trữ quá trình xử lý dữ liệu.

– Phải thông báo vi phạm bảo vệ dữ liệu, lựa chọn Bên Xử lý dữ liệu phù hợp.

– Bảo đảm quyền của chủ thể dữ liệu và chịu trách nhiệm về thiệt hại phát sinh.

– Phối hợp với cơ quan chức năng trong công tác bảo vệ dữ liệu và điều tra vi phạm.

2. Trách nhiệm của Hợp tác xã vận tải với vai trò là Bên xử lý dữ liệu

Căn cứ: Điều 39 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Hợp tác xã vận tải có trách nhiệm tiếp nhận và xử lý dữ liệu theo hợp đồng.

– Tuân thủ các biện pháp bảo vệ dữ liệu theo quy định pháp luật.

– Phải chịu trách nhiệm về thiệt hại do quá trình xử lý dữ liệu gây ra.

– Xóa hoặc trả lại dữ liệu sau khi hoàn thành xử lý.

– Hợp tác với cơ quan chức năng trong việc bảo vệ dữ liệu cũng như điều tra vi phạm.

3. Trách nhiệm của Hợp tác xã vận tải trong việc tuân thủ các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân

Căn cứ: Điều 3 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Hợp pháp và minh bạch

– Đúng mục đích và hạn chế

– Chính xác và cập nhật

– Bảo mật

– Lưu trữ có giới hạn

– Trách nhiệm giải trình

4. Trách nhiệm của Hợp tác xã vận tải trong việc xây dựng và thực hiện các biện pháp nội bộ

Căn cứ: Điều 26 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Quy chế và quy trình bảo mật: Hợp tác xã vận tải cần xây dựng quy chế, quy trình nội bộ về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm việc phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu và các biện pháp bảo mật khác.

– Đào tạo nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ để nâng cao nhận thức và kỹ năng của nhân viên trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân.

– Giữa các thành viên của hợp tác xã cần đảm bảo không làm rò rỉ dữ liệu cá nhân.

5. Trách nhiệm của Hợp tác xã vận tải trong việc thành lập bộ phận chuyên trách

Căn cứ: Điều 28 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

Thành lập bộ phận chuyên trách bảo vệ DLCN đối với cá dữ liệu cá nhân nhạy cảm như hồ sơ bệnh lý của tài xế,…

6. Trách nhiệm của Hợp tác xã vận tải trong việc lập và lưu giữ hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Căn cứ: Điều 24, Điều 25 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Các thành viên trong Hợp tác xã vận tải phải thống nhất lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân ngay từ khi bắt đầu hoạt động xử lý dữ liệu.

– Cập nhật định kỳ để phục vụ việc kiểm tra, đánh giá của cơ quan chức năng.

– Hợp tác xã vận tải chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, cần lập thêm hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu.

7. Trách nhiệm của Hợp tác xã vận tải trong việc kiểm soát việc chia sẻ và chuyển giao dữ liệu

Căn cứ: Điều 41 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Không chuyển giao DLCN cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu.

– Áp dụng các biện pháp bảo vệ dữ liệu khi thực hiện chuyển giao dữ liệu xuyên biên giới hoặc giữa các bộ phận trong công ty.

8. Trách nhiệm của Hợp tác xã vận tải trong việc xử lý sự cố và vi phạm

Căn cứ: Điều 23 Nghị định 13/2023/NĐ-CP

– Khi phát hiện vi phạm hoặc sự cố liên quan đến dữ liệu cá nhân, hợp tác xã vận tải phải có kế hoạch ứng phó nhanh chóng.

– Thông báo cho các cơ quan chức năng và chủ thể dữ liệu bị ảnh hưởng.

– Phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc điều tra, xử lý vi phạm và khắc phục hậu quả liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Kết luận:

Tóm lại, Hợp tác xã vận tải đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân thông qua việc tuân thủ pháp luật, xây dựng quy trình chặt chẽ, nâng cao nhận thức và ứng dụng các biện pháp kỹ thuật phù hợp. Thực hiện nghiêm túc trách nhiệm này không chỉ giúp Hợp tác xã vận tải tránh được những rủi ro pháp lý và tài chính mà còn góp phần xây dựng một môi trường vận tải an toàn, tin cậy cho tất cả các bên liên quan.

Trên đây là nội dung tư vấn về Trách nhiệm của Hợp Tác xã vận tải trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này, hãy liên hệ với VDPC để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Zalo: 090.225.5492

Xem thêm: